ความรู้

ขั้นตอนการนำคำตอบจาก google form มากรอกในแบบฟอร์ม microsoft word อัตโนมัติ

13.0k
คัดลอกลิงค์
คัดลอกลิงค์
แจ้งตรวจสอบ
ขั้นตอนการนำคำตอบจาก google form มากรอกในแบบฟอร์ม microsoft word อัตโนมัติ

หลายครั้งที่เราต้องเจอกับปัญหาการพิมพ์เอกสารที่มีเนื้อหาซ้ำ ๆ โดยเปลี่ยนเฉพาะข้อมูลบางอย่าง เช่น ข้อมูลส่วนตัวของนักเรียน  ใบสมัครงานออนไลน์ เป็นต้น ซึ่งเวลาของเราก็จะหมดไปกับการคัดลอกเนื้อหาเดิม เพิ่มเนื้อหาใหม่แค่บางส่วน บางครั้งก็ลบไม่หมด บางครั้งก็ลืมเปลี่ยนข้อมูลส่วนที่จะต้องเปลี่ยน ไหนจะเนื้อหาที่มากจนตาลายยิ่งส่งผลให้งานมีความผิดพลาดมากขึ้น วันนี้ปัญหาเหล่านั้นจะหมดไปด้วยการใช้เพียง google form , microsoft excel และ microsoft word เราไปดูขั้นตอนกันเลย

1. สร้างแบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลใน microsoft word

แบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูล

2. สร้างแบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลใน google form ซึ่งเป็นคำถามเดียวกับ microsoft word ที่สร้างไว้

เลือก ฟอร์ม >> ว่าง >> สร้างชื่อแบบสอบถามและข้อคำถามลงในแบบสอบถาม >> กดส่งลิ้งเพื่อให้ผู้ตอบสามารถคลิกลิ้งค์เข้ามาตอบแบบสอบถามได้

Advertisement

Advertisement

เลือก ฟอร์มเลือก ว่างสร้างชื่อแบบสอบถามและข้อคำถาม

3. เมื่อได้รับคำตอบครบตามต้องการแล้วดาวน์โหลดข้อมูลจาก google form มาเก็บไว้ในรูป microsoft excel

เลือก การตอบกลับ >> สัญลักษณ์เครื่องหมายบวกพื้นหลังสีเขียว >> สร้าง

จะได้ไฟล์การตอบกลับมาในรูป google sheet  ให้เลือก ไฟล์ >> ดาวน์โหลด >> Microsoft Excel (.xlsx)

คำตอบสร้างดาวน์โหลดคำตอบ

4. สร้างจดหมายเวียนใน microsoft word เพื่อดึงข้อมูลจาก microsoft excel มากรอกในแบบฟอร์ม microsoft word อัตโนมัติ

โดยการ เลือก Start Mail Merge >> Step-by-Step Mail Merge Wizard จะปรากฏแถบ Mail Merge ทางด้านขวามือ

สร้างจดหมายแถบเลือก Next starting document >> Next Select recipients >> Browse.. แล้วคลิกเลือกไฟล์ .xlsx ที่ดาวน์โหลดไว้จาก google form

ต่อไปเลือก Next Write your letter >> นำเมาส์ไปคลิกให้เคอร์เซอร์กะพริบที่พื้นที่ที่เราต้องการจะเติมคำตอบที่หัวข้อแรก (ในตัวอย่างคือ ชื่อ-สกุล) >> more items.. >> เลือก ชื่อ-สกุล  >> Insert

Advertisement

Advertisement

ทำเช่นนี้ไปเรื่อย ๆ จนครบทุกหัวข้อ

nextเลือกไฟล์เลือกหัวข้อครบทุกข้อเมื่อทำครบทุกหัวข้อแล้ว เลือก Next Preview your letters  ตรวจสอบดูความเรียบร้อยของเอกสาร ซึ่งในเอกสารจะมีข้อมูลของผู้ตอบแบบสอบถามแต่ละคนแล้ว

ข้อมูล1ข้อมูล 2

เมื่อตรวจสอบเอกสารเรียบร้อยแล้วและต้องการจะพิมพ์ข้อมูลออกมาก็สามารถเลือก Next Complete the merge >> Print ได้เลย

เพียงเท่านี้ไม่ว่าคนจะมาสมัครงานเยอะแค่ไหน หรือต้องรวบรวมข้อมูลส่วนตัวของนักเรียนกี่คน ก็ไม่ต้องเหนื่อยกับการคัดลอก วาง แล้วแก้ไขงานซ้ำ ๆ อีกต่อไป

ภาพประกอบ โดย ผู้เขียน (คนรดน้ำกล้วยไม้)

คัดลอกลิงค์
คัดลอกลิงค์
แจ้งตรวจสอบ

ความคิดเห็น

กรุณาเข้าสู่ระบบเพื่อทำการคอมเม้นต์