คัดลอกลิงค์

ความรู้

ทำไม Document ในตระกูลของ Google ถึงเป็นเครื่องมือในการทำงานที่ดีที่สุด?

Piscine
Piscine
|2 min read
อ่านบทความอื่นจาก Piscine
แจ้งตรวจสอบ
ทำไม Document ในตระกูลของ Google  ถึงเป็นเครื่องมือในการทำงานที่ดีที่สุด?

สมัยก่อนนั้น ในการทำงานเรามักจะเซฟงานใส่คอมหรือในไดร์ฟที่แชร์ไว้ในบริษัท เพื่อเหตุผลด้านความปลอดภัย แต่ข้อเสียของมันคือเราไม่สามารถทำที่อื่นได้ ต้องมาทำที่ออฟฟิศเท่านั้น แต่ในปัจจุบัน มี Google Doc, google Sheet Google Slide ซึ่งสามารถใช้แทน Microsoft Word, Excel, PowerPoint ได้ แถมสะดวกกว่า ด้วยเหตุผลดังนี้

1. ฟรี!

แค่มี Gmail ก็สามารถใช้ได้ทุกที่ ไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ซึ่งหลาย ๆ คนอาจจะคุ้นชินกับการใช้งาน Microsoft Office แต่จริง ๆ แล้วมันมีค่าใช้จ่าย ไม่ใช่โปรแกรมฟรี และเราควรหลีกเลี่ยงการใช้ซอฟต์แวร์เถื่อนด้วย

googledoc

2.สามารถใช้งานจากที่ไหนก็ได้

ขอแค่มี Device สักเครื่องและอินเตอร์เน็ตก็สามารถเปิดไฟล์ได้จากทุก ๆ ที่ที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นจากที่บ้าน  บนรถไฟฟ้า ที่ทำงาน หรือตามห้าง พร้อมเปิดได้ทั้งจากโทรศัพท์ แท็บเล็ต หรือจากในคอมพิวเตอร์ของเรา ไม่ว่าจะเป็นงานเร่งด่วนยังไง เราก็สามารถเข้าไปเช็คและแก้ไขไฟล์ได้ทันที

Advertisement

Advertisement

mobilemobile3. สามารถเข้าใช้งานได้หลายคนจุดเด่นหลัก ๆ เลยของการใช้งานคือ ถ้าเราเป็นเจ้าของไฟล์ เราสามารถให้สิทธิคนอื่นแค่เข้ามาดู หรือแก้ไขก็ได้ และคนที่เข้าไปแก้ไข ก็จะมีการเซฟอัตโนมัติให้ เช่น พนักงานคนที่ 1 ทำข้อมูลเบื้องต้นไว้ จากนั้น พนักงานคนที่ 2 ก็เข้าไปตรวจเช็คพร้อมแก้ไขไฟล์ได้เลย ไม่ต้องรอให้พนักงานคนแรกส่งไฟล์ให้ใหม่ 

share4. สามารถดู History ได้ทั้งหมด

ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่เราเคยใส่ไว้แล้วลบออกไป ถ้าเราต้องการนำข้อมูลกลับมา สามารถ ดู history ได้ ซึ่งจะมีให้ดูทั้งวันที่ เวลา และข้อมูลส่วนที่มีการแก้ไข  รวมถึงสามารถแสดงได้ด้วยว่า ใครเป็นคนแก้ไขข้อมูลส่วนไหนไป

history5. มี Add-on ที่สามารถใช้เพิ่มเพื่ออำนวยความสะดวกได้

Advertisement

Advertisement

ฟังค์ชั่นนี้หลายคนอาจจะจะยังไม่รู้ แต่จริงๆแล้วมันค่อนข้างช่วยงานเราให้สะดวกมากขึ้นได้ เช่น การจะดึงข้อมูลไปรวมบนปฏิทิน การให้มีคนเซ็นต์  หรือต้องการให้นาย กด Approve โดย Add-on จะมีฟังค์ชั่นทั้งทีฟรีและเสียเงิน หรือแบบมีเงื่อนไข คือ ใช้ไม่เยอะไม่เสียเงิน

Add-onแน่นอน ไม่มีอะไรที่มีแต่ข้อดี 100% การใช้งานก็อาจจะมีมีข้อเสีย เล็ก ๆ น้อย ๆ เพราะว่าใครที่คุ้นชินกับการใช้โปรแกรมตระกูล Microsoft Office ก็อาจจะมึนงงเล็กน้อย เพราะเมนูที่โชว์มันไม่ได้อยู่ตรงกันเป๊ะ ๆ จะมีเปลี่ยนแปลงไปบ้าง ทำให้ต้องปรับตัวนิดนึง  แต่ถ้าใช้คล่องแล้ว ข้อดีของมันค่อนข้างเยอะ ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานได้มากจริง ๆ

 

เครดิตภาพ Cover: https://www.google.com/docs/about/

เครดิตภาพอื่น ๆ โดยผู้เขียนเอง

 

 

 

 

Advertisement

Advertisement

 

 

 

ความคิดเห็น

Advertisement

Advertisement

Advertisement

บทความล่าสุด