คัดลอกลิงค์

ความรู้

มาสร้างสารบัญอัตโนมัติจาก MS-Word กันเถอะครับ

411
P-a-n-i-t-a-n
P-a-n-i-t-a-n
|2 min read
อ่านบทความอื่นจาก P-a-n-i-t-a-n
แจ้งตรวจสอบ
มาสร้างสารบัญอัตโนมัติจาก MS-Word กันเถอะครับ

มาทำสารบัญ อัตโนมัติจากโปรแกรม Microsoft Word กันครับ

           สวัสดีครับผู้เข้ามาอ่าน คุณกำลังทำรูปเล่มรายงาน งานวิจัย หรือจัดรูปเล่มงาน แล้วมีปัญหาเรื่องการจัดทำสารบัญอยู่ วันนี้เราจะมาแก้ไขปัญหานี้ไปด้วยกัน โดยก่อนอื่นผมขอบอกว่าในบทความนี้จะมีเนื้อหาดังต่อไปนี้

  1. การเตรียมหน้ากระดาษสำหรับทำสารบัญอัตโนมัติ
  2. การกำหนดค่าหัวเรื่อง
  3. การใส่สารบัญอัตโนมัติ

ก่อนอื่นการทำสารบัญอัตโนมัติต้องเป็น Microsoft word 2010 ขึ้นไป ผมจะขอใช้ Microsoft Word 2019 เวอร์ชั่นภาษาอังกฤษ เป็นโปรแกรมตัวอย่างในการสาธิต และข้อเรียกสั้น ๆ ว่า Word นะครับ

1. การเตรียมหน้ากระดาษสำหรับทำสารบัญอัตโนมัติ

            อันนี้เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในการจัดทำสารบัญอัตโนมัติครับ เพราะเป็นการแบ่งส่วนเอกสารที่เพื่อให้รูปแบบเอกสารเป็นไปอย่างสากลนิยมครับ เรามาเริ่มจากทำความเข้าใจเมนู Breaks บนแถบ Layout ตามรูปนะครับ

Advertisement

Advertisement

ภาพเมนู Breaks

เพื่อความกระชับของเนื้อหาผมขออธิบายเมนูที่สำคัญในการทำสารบัญเท่านั้นนะครับ เริ่มงาน Breaks คือเมนูในการขึ้นหยุดหน้ากระดาษอธิบายเหมือนการขึ้นหน้าใหม่นั้นเอง โดยเมนู Breaks นี้ผมจะขออธิบายเฉพาะคำสั่ง Page ที่อยู่ในเมนู Page Breaks และคำสั่ง Next Page ในเมนู Section Breaks

1. คำสั่ง Page คือทำสั่งในการขึ้นหน้าใหม่เหมือนเรา Enter หลาย ๆ ครั้งเพื่อขึ้นหน้าใม่ครับ แต่ว่าคำสั่งนี้จะทำให้ขึ้นหน้าใหม่ทันที และไม่เกิดปัญหาหน้าเอกสารเลื่อนในกรณี ที่หน้าด้านบนมีการเปลี่ยนแปลงบรรทัด ดังนั้นหากจะขึ้นหน้าเอกสารให้ทุกครั้งให้ใช้คำสั่งนี้นะครับ

ภาพคำสั่ง Page Breaks

2. คำสั่ง Next Page คือคำสั่งในการแบ่งส่วนหน้ากระดาษออกจากกัน ที่ต้องแบ่งส่วนเอกสารเพราะมันจะส่งผลถึงการกำหนดเลขหน้า เช่น สารบัญเลขหน้าต้องเป็น ก , ข , ค แต่เลขหน้าของเนื้อหน้าต้องเป็น 1 , 2 , 3 เป็นต้น  

Advertisement

Advertisement

ภาพคำสั่ง Section Break

เมื่อเราใช้คำสั่งนี้ ให้เราไปดูความแตกต่างได้ที่หัวกระดาษครับ จะบอกว่าตอนหน้าเอกสารอยู่ที่ Section ไหน ดังภาพนี้ครับ

ภาพแสดงการแยก Section

โดยการเตรียมหน้ากระดาษสำหรับทำสารบัญอัตโนมัติ ให้เรานำเอกสารที่มีทุกไฟล์มาร่วมเป็นไฟล์เดียวกันครับ และให้ใช้คำสั่ง Next Page ในการขึ้นหน้าใหม่ของแต่ละไฟล์ และให้เว้นกระดาษบนสุดไว้เป็นสารบัญ ของเอกสาร ดังตัวอย่างนี้

ภาพการเตรียมหน้ากระดาษ

จากนั้นให้เราอยู่ในแถบของ Design แล้วคลิกเอา Link to Previous ออก เพื่อตัดการเชื่อมต่อของแต่ละส่วนของเอกสาร ย้ำว่าต้องทำทุกการขึ้น Section ใหม่นะครับ

ภาพคำสั่ง Link to Previous

            หลังจากนี้ก็ใส่เลขหน้าเลยครับ โดยไปที่ หน้าสารบัญก่อนครับ เลือก เมนู Page Number เลือกคำสั่ง Format page Numbers

Advertisement

Advertisement

ภาพคำสั่ง Format Page Numbers

จากนั้นตั้งค่าให้เลขหน้าเป็นรูปแบบตัวอักษรไทย ดังรูปนี้

ภาพการตั้งค่า Format Page Numbers ไทย

จากนั้นไปที่หน้าเนื้อหาเอกสาร(ในตัวอย่างจะเป็นบทที่ 1) เพื่อใส่เลขหน้า ดังภาพนี้ ก็เสร็จสิ้นขั้นตอนนี้ครับ

ภาพการตั้งค่า Format Page Numbers ตัวเลข

                                  หมายเหตุ : หากต้องการให้หน้าแรกของบทไม่มีตัวเลขให้เลือกคำสั่ง Different First Page ครับ

ภาพคำสั่ง Different First Page

2. การกำหนดค่าหัวเรื่อง

            คำสั่งต่อไปที่เราจะใช้จะอยู่ในแถบ Home ดูที่ช่องคำสั่ง Styles จะมีคำสั่ง Heading 1 , Heading 2

ภาพคำสั่ง Styles

โดยคำสั่งนี้คือการกำหนดหัวหน้าให้กับสารบัญของเรา โดยที่ Heading 1 คือหัวข้อใหญ่ที่สุด เช่น คำนำ , สารบัญ , สารบัญภาพ , บทที่ 1 เป็นต้น และ Heading 2 คือ หัวข้อย่อยในบท หากมีหัวข้อที่ย่อยลงไปอีกก็ให้เลือก Heading 3 โดยเราสามารถตั้งค่าทั่วไปของตัวอักษร Heading โดยการคลิกขวาที่คำสั่ง เลือกคำว่า Modify ดังรูปนี้

ภาพคำสั่ง Modify

            การใช้คำสั่งนี้ก็ทำได้โดย การคลุมดำที่ข้อความแล้วคลิกเลือกคำสั่ง Heading ได้เลย ให้เราทำการเลือกคำสั่ง Heading ให้กับข้อความที่ต้องการให้อยู่ในสารบัญให้หมดครับ ก็เป็นอันจบขั้นตอนนี้

ภาพคำสั่ง Heading

3. การใส่สารบัญอัตโนมัติ

หลังการกำหนดค่า Heading ให้กับข้อความ ก็ถึงขั้นตอนการสร้างสารบัญอัตโนมัติแล้วครับ เริ่มจากให้เราไปที่หน้าของสารบัญที่เตรียมไว้ จากนั้นไปที่ แถบ References เลือกคำสั่ง Table of Contents เลือกรูปแบบของสารบัญตามความต้องการ ดังตัวอย่างนี้

ภาพคำสั่ง Table of Contents

เพิ่มเติม : หากมีการแก้ไข ปรับปรุงเอกสาร ให้ทำการปรับปรุงสารบัญด้วยนะครับ โดยเลือกคำสั่ง Update Table ตามภาพนี้ครับ

ภาพคำสั่ง Update Table

ยังมีเทคนิคการทำ สารบัญภาพ  , สารบัญตาราง , บรรณานุกรม กรุณาติดตามบทความต่อไปครับ

เนื้อหาและภาพประกอบการบรรยายโดย : P-a-n-i-t-a-n 

ความคิดเห็น

Advertisement

Advertisement

Advertisement

บทความล่าสุด