ความรู้

เตรียมตัวให้พร้อมก่อนประชุมออนไลน์

คัดลอกลิงค์
คัดลอกลิงค์
แจ้งตรวจสอบ
เตรียมตัวให้พร้อมก่อนประชุมออนไลน์

ในสภาวะการป้องกันโควิด บริษัทและองค์กรต่างๆ ได้ปรับตัวให้พนักงานได้ทำงานที่บ้าน หรือ Work from Home สิ่งหนึ่งที่จำเป็นในการทำงานที่บ้านคือการประชุมผ่านรูปแบบออนไลน์ ซึ่งการประชุมออนไลน์ถึงแม้จะสะดวกและได้ผลดี แต่การจะทำให้การประชุมออกมาดี ต้องเตรียมตัวให้พร้อมและเหมาะสมด้วย วิธีการเตรียมตัวง่ายๆ ที่จะทำให้การประชุมเป็นไปอย่างสมบูรณ์แบบและดูเป็นมืออาชีพ มีวิธีง่ายๆ 5 ข้อ ดังนี้

 

เตรียมการเช็คความพร้อมก่อนเริ่ม

ก่อนการประชุม ควรเปิดโปรแกรมล่วงหน้า เพื่อตรวจเช็คความพร้อม บางโปรแกรมอาจจะต้องมีการลงชื่อเข้าใช้ หากไปเปิดก่อนการประชุมกระชั้นชิด อาจจะเสียเวลาในการเข้าใช้ จนทำให้เข้าห้องประชุมล่าช้า ซึ่งจะเป็นภาพลักษณ์ที่ไม่ดีนัก ควรจะเตรียมตัวล่วงหน้าอย่างน้อย 5 นาทีก่อนการเริ่มประชุม หากมีปัญหาจะได้แก้ไขได้ทัน

Advertisement

Advertisement

เตรียมตัวล่วงหน้า

จัดสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม

การที่ต้องทำงานที่บ้าน มีสิ่งที่จะรบกวนการประชุมมากมาย เช่น สมาชิกที่อาศัยอยู่ในบ้าน เสียงรบกวนภายนอก หรือแม้แต่สัตว์เลี้ยง จึงควรหามุมการทำงานที่แยกออกมาต่างหาก เพื่อไม่ให้มีแขกรับเชิญเดินเข้าออกหรือเดินผ่านกล้องระหว่างการประชุม รวมทั้งเลือกมุมที่มีแสงสว่างเพียงพอ ควรเลือกมุมที่ใกล้หน้าต่างหรือแหล่งที่มีแสง ปิดประตูหรือหน้าต่างป้องกันเสียงรบกวนจากภายนอก และหากมีแหล่งกำเนิดเสียงในห้อง เช่น เสียงเครื่องทำความเย็นหรือพัดลม ควรนั่งให้ห่างจากอุปกรณ์นั้น

จัดห้องให้เหมาะสม

แต่งกายให้พร้อมสำหรับการออกกล้อง

หลายคนคิดว่าการทำงานที่บ้านสามารถเป็นส่วนตัว แต่งตัวสบายหรือใส่ชุดนอน แต่การประชุมอย่างน้อยควรเปลี่ยนเป็นชุดที่ดูสุภาพและเป็นปกติ อาจจะใช้วิธีการเปลี่ยนเสื้อเป็นเสื้อสีและทรงที่ดูสุภาพ ส่วนท่อนล่างอาจจะเนียนๆ ใส่ตามสบายได้ (แต่ต้องไม่ออกกล้อง) การแต่งกายที่สุภาพนอกจากจะเป็นการแสดงความพร้อมของเราต่อการประชุมแล้ว ยังเป็นการให้เกียรติผู้ที่อยู่ในสายการประชุมด้วย ทั้งนี้ รวมถึงการจัดแต่งทรงผมและหน้าตาให้ดูดี อาจไม่ต้องแต่งหน้าจัดเต็ม แต่ขอให้ดูปกติ เพราะการเข้าห้องประชุมในสภาพที่ผมเผ้ารุงรัง แล้วคนมองว่าเราเพิ่งตื่นนั้น ไม่น่าจะเป็นที่ประทับใจสักเท่าไหร่

Advertisement

Advertisement

แต่งกายให้เหมาะสม

ปิดไมค์โครโฟนก่อนเข้าห้องประชุม

เพื่อไม่ให้เป็นการรบกวนผู้อื่น ก่อนเข้าห้องประชุมออนไลน์ควรปิดไมค์ก่อน เพราะเมื่อเข้าห้องไป อาจจะมีคนที่กำลังพูดอยู่ หากไม่ปิดไมค์ไมโครโฟน อาจจะมีเสียงแทรกเข้าไป ทำให้ผู้พูดตกใจและเสียจังหวะในการพูดได้

ปิดเสียงก่อนเข้าห้องประชุม

จบการประชุม อย่าลืมกดปุ่มจบการสนทนา

หลายครั้งที่เมื่อจบการประชุม ผู้เข้าประชุมไม่กดจบการสนทนา ทำให้อาจจะเผลอทำตัวปกติ เช่น หาว หรือ บิดขี้เกียจ ซึ่งผู้ที่อยู่ในสายอาจจะกำลังมองคุณอยู่ ดังนั้นเพื่อความปลอดภัย ย้ำเตือนตัวเองเสมอว่าอย่าลืมกดปุ่มออกจากห้องประชุมด้วย

Advertisement

Advertisement

กดปิด

จะเห็นว่าวิธีการเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องยาก แต่หลายคนอาจจะละเลย ทำให้เมื่อต้องประชุมออนไลน์ มักจะมีปัญหาและทำให้การประชุมต้องสะดุด ดังนั้น สามารถลองเอาวิธีเหล่านี้ไปปรับใช้ เพื่อให้การทำงานที่บ้านของเรานั้นดูเป็นมืออาชีพและเป็นที่น่าประทับใจต่อผู้อื่น

 

คัดลอกลิงค์
คัดลอกลิงค์
แจ้งตรวจสอบ
EhCNX
EhCNX
อ่านบทความอื่นจาก EhCNX

เรื่องงานห่อเหี่ยว กินเที่ยวสู้ตาย!

ดูโปรไฟล์

ความคิดเห็น

กรุณาเข้าสู่ระบบเพื่อทำการคอมเม้นต์