ความรู้

3 เหตุผลว่าทำไมสูตรใน Excel ถึงไม่ทำงาน

348
คัดลอกลิงค์
คัดลอกลิงค์
แจ้งตรวจสอบ
3 เหตุผลว่าทำไมสูตรใน Excel ถึงไม่ทำงาน

เคยรู้สึกแปลกใจไหมครับที่เวลาใช้สูตรใน Excel แล้วแต่สูตรไม่ยอมคำนวณให้ หรือคำนวณแล้วไม่ถูกต้อง มันมีหลายสาเหตุที่ทำให้สูตรที่เราพิมพ์ไม่ยอมทำงาน ลองไปดู 3 เหตุที่ทำให้สูตรไม่ยอมทำงานกัน

มี 3 เหตุผลทำไมสูตรใน Excel ถึงไม่ทำงาน

1. เพราะว่าข้อมูลของเรามีรูปแบบเป็นข้อความ (Text)
หนึ่งเหตุผลที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุดที่ทำให้สูตรไม่ทำงานเพราะรูปแบบของข้อมูลที่เราใช้งานอยู่ โดยส่วนใหญ่ที่อาจจะเจอคือรูปแบบหรือ Format ของข้อมูลถูกกำหนดไว้เป็น Text ทำให้ข้อมูลดังกล่าวจะทำการคำนวณบางอย่างไม่ได้

ลองดูที่ตัวอย่างนะครับ

จากภาพตัวอย่างข้อมูลในคอลัมน์ A ถูกป้อนเป็นตัวเลขและอยู่ชิดขวาตามรูปแบบข้อมูลปกติ แต่ข้อมูลในคอลัมน์ B อยู่ชิดซ้ายและแต่ละเซลล์ถูกกำกับด้วยสัญลักษณ์สีเขียวขึ้นเตือนว่า "Number Stored as Text" หรือ Excel ดูว่าข้อมูลมาในรูปตัวเลขแต่ยังถูกกำหนดรูปแบบให้เป็นข้อความหรือเป็น Text อยู่

Advertisement

Advertisement

ภาพตัวอย่างข้อมูลทดลองทำการคำนวณดู จะพบว่าคอลัมน์ A สามารถคำนวณได้ แต่คอลัมน์ B ไม่สามารถคำนวณได้เพราะรูปแบบของข้อมูลเป็นแบบข้อความ

ภาพตัวอย่างการคำนวณข้อมูล

แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าข้อมูลนั้นมีรูปแบบข้อมูลหรือ Format แบบใด?
วิธีการง่ายๆ ก็เพียงแค่เอาเมาส์เลือกไปที่เซลล์ที่ต้องการและดูที่ Tab "Home" ในส่วนของ "Number" จะมีรูปแบบข้อมูลหรือ Format ที่ใช้งานกับเซลล์ดังกล่าวอยู่ โดยเราสามารถเลือกเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลให้เป็นแบบที่เราต้องการได้อีกด้วย

ภาพการตรวจสอบรูปแบบข้อมูล

เมื่อคำนวณไม่ได้ก็ต้องเปลี่ยนรูปแบบให้ถูกต้อง
การเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลก็ทำได้ง่ายเพียงแค่ระบายเลือกเซลล์หรือเลือกเซลล์ที่ต้องการเปลี่ยนข้อมูลหลังจากนั้นก็เปลี่ยนรูปแบบข้อมูลได้ที่ Tab "Home" ได้ทันทีโดยเปลี่ยนให้เข้ากับข้อมูลที่เราใช้งานอยู่ ถ้าไม่แน่ใจก็เลือก General ซึ่งเป็นรูปแบบมาตรฐานไว้ก่อนได้เลย

Advertisement

Advertisement

ภาพการเปลี่ยนรูปแบบข้อมูล

แต่ถ้าจะแก้ข้อผิดพลาด "Number Stored as Text" ก็ไม่ได้ง่ายขนาดนั้น
เมื่อเปลี่ยนข้อมูลที่เป็น Text ให้เป็น General แล้วแต่ข้อมูลที่ถูกแจ้งข้อผิดพลาดว่า "Number Stored as Text" ก็ยังอยู่ วิธีการลบข้อผิดพลาดนี้จะมีอยู่สามทางด้วยกัน

1.1 แก้ข้อผิดพลาดตรงส่วนสัญลักษณ์ที่แจ้งเตือนทางด้านซ้ายบนของเซลล์เลย
เลือกเซลล์ที่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลแล้วไปคลิกที่สัญลักษณ์แสดงข้อผิดพลาดแล้วเลือกที่คำสั่ง "Convert to Number" ได้ทันที

ภาพแสดงการเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลเป็นตัวเลข1.2 แก้ข้อผิดพลาดโดยใช้คำสั่ง Error Checking ของ Excel
ไปที่ Tab "Formula" และเลือกที่คำสั่ง "Error Checking" และเลือกที่คำสั่ง "Error Checking" ที่อยู่ด้านในเพื่อให้ Excel ทำการตรวจสอบข้อมูลที่อาจจะเกิดข้อผิดพลาด หลังจากนั้น Error จะแนะนำให้เราเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลเราก็สามารถที่จะเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลได้จากหน้าต่าง "Error Checking" ที่ปรากฏขึ้นมา

Advertisement

Advertisement

ภาพแสดงการเรียกใช้คำสั่ง Error Checkingกดที่ปุ่ม "Convert to Number" ถ้าต้องการเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลจากตัวอักษรเป็นตัวเลข

ภาพแสดงหน้าต่าง Error Checking

1.3 แก้ข้อผิดพลาดโดยใช้คำสั่ง Text to Columns
เราสามารถเปลี่ยนข้อมูลในรูปแบบตัวอักษรให้เป็นตัวเลขโดยใช้คำสั่ง Text to Columns ก็ได้เช่นเดียวกัน โดยขั้นตอนมีดังนี้
เลือกคอลัมน์ที่ต้องการแก้ไขรูปแบบข้อมูลเสียก่อน หลังจากนั้นไปที่ Tab "Data" และเลือกใช้คำสั่ง "Text to Columns" แล้วทำตามขั้นตอนโดยไม่ต้องเปลี่ยนตัวเลือกอะไรเลยก็ได้นะครับ วิธีนี้แก้ปัญหาได้เช่นเดียวกัน

ภาพแสดงการเลือกคำสั่ง Text to Columns

2. สูตรไม่ได้คำนวณเพราะตัวเลือกการคำนวณสูตรเปลี่ยนไป
บางทีการจัดรูปแบบอาจไม่ใช่เหตุผลที่สูตร Excel ไม่คำนวณโดยอัตโนมัติ อาจจะเป็นไปได้ว่าตัวเลือกให้การสั่งให้ Excel คำนวณค่าจาก Formula มีการตั้งค่าที่เปลี่ยนไป แต่เรื่องนี้เราสามารถตรวจสอบได้ง่าย โดยการไปดูที่ตัวเลือกในการคำนวณที่เราได้เลือกใช้งานไว้ โดยการไปที่ Tab "Formula" และไปที่คำสั่ง "Calculate Options" เมื่อลองตรวจสอบดูตัวเลือก "Automatic" ควรจะถูกเรียกใช้งาน แต่ถ้าเราเลือกตัวเลือกอื่นเอาไว้ เราสามารถที่จะสั่งให้ Excel ทำการคำนวณได้โดยการกดปุ่ม F9 เพื่อบังคับให้ Excel ทำการคำนวณ

ภาพการตรวจสอบตัวเลือกในการคำนวณของ Excel3. สูตรไม่คำนวณเพราะเราเลือกตัวเลือก "Show Formulas" เอาไว้
ถ้าเราเปิดไฟล์ Excel ขึ้นมาแล้วเห็นว่า Excel ของเรานั้นไม่มีการคำนวณใดๆ และมีสูตรหรือ Formula แสดงอยู่แทนที่จะเป็นผลลัพธ์ของการคำนวณ เป็นไปได้ว่า Excel ของเราหรือไฟล์ดังกล่าวถูกกำหนดตัวเลือกให้แสดงสูตรหรือ Show Formulas
สำหรับวิธีการตรวจสอบก็ไปที่ Tab "Formulas" และตรวจสอบในส่วนของ "Formula Auditing" ถ้าตัวเลือก "Show Formula ถูกเลือกใช้งานอยู่ ให้กดอีกครั้งเพื่อยกเลิก
ภาพแสดงการตรวจสอบตัวเลือก Show Formula

น่าจะได้วิธีการตรวจสอบและแก้ไขพอสมควรแล้วนะครับ ขอให้สนุกกับการเล่นกับข้อมูลใน Excel นะครับ

ภาพโดยนักเขียน

หมีขั้วโลก ทอดกรอบ〔´(エ)`〕

อัปเดตความรู้ใหม่ ๆ อีกมากมาย โหลดเลยที่ App TrueID ฟรี !

คัดลอกลิงค์
คัดลอกลิงค์
แจ้งตรวจสอบ

ความคิดเห็น

กรุณาเข้าสู่ระบบเพื่อทำการคอมเม้นต์