ความรู้

4 กิจกรรมประชุมอย่างไรให้ Happy

387
คัดลอกลิงค์
คัดลอกลิงค์
แจ้งตรวจสอบ
4 กิจกรรมประชุมอย่างไรให้ Happy

ขอบคุณภาพจาก https://www.pexels.com/th-th/photo/1181304/

ประชุมเมื่อไหร่ ปวดหัวทุกที นี่อาจเป็นอีก 1 ปัญหาของทีมHRหรือผู้นำประชุมอย่างแน่นอนเพราะในแต่ละครั้งที่ประชุมจะต้องเจอกับสิ่งที่ไม่อาจควบคุมได้ ไม่ว่าจะเป็น ทีมงานที่ไม่อยากเข้าประชุมเพราะมีงานค้างอยู่เต็มโต๊ะ เสียงแว่วผ่านว่าจะประชุมอะไรกันนักกันหนาหรืออารมณ์ของทีมงานที่เข้าประชุม และสิ่งที่ทำได้คือทำหน้าที่ดำเนินวาระการประชุมตามความเป็นจริงต่อไป ทั้งที่บรรยากาศในห้องประชุมไม่เป็นใจเอาซะเลย

วันนี้ผู้เขียนมีประสบการณ์มาแบ่งปันกระบวนการนำกิจกรรมช่วงเวลาสั้นๆสำหรับHR หรือ ผู้ที่ต้องนำประชุม เผื่อสถานการณ์คับขันกิจกรรมเหล่านี้อาจจะช่วยคุณได้


1.อารมณ์ไหนก็เอาอยู่

สิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึงคือ เวลา ช่วงเวลาที่ต้องประชุมเป็นช่วงเวลาไหน เพราะแค่ช่วงเวลาก็เดาได้แล้วว่าผู้เข้าประชุมจะอยู่ในช่วงอารมณ์ไหนหากช่วงเวลาประชุมของคุณเป็น

Advertisement

Advertisement

ช่วงเช้า = แน่นอนบางคนกว่าจะฝ่าช่วงชีวิตกับรถติดในช่วงเช้ามาได้เพราะฉะนั้นสิ่งที่เค้าต้องการคือได้ระบายอารมณ์สักนิดหน่อย (พอให้หัวหน้างานได้รู้ว่าที่ฉันสายเนี่ยเพราะรถติดนะหรือที่ฉันมาสายเนี่ยมีเหตุผลจริงๆนะ)

วิธีการที่ 1  คือ ให้จับคู่หรือจับกลุ่ม 2-3 คนแบ่งกันในกลุ่มเป็น A,B,C ให้เวลาคนละ 1 นาทีโดยประมาณในการปลดปล่อยอารมณ์และความรู้สึกโดยคำถามที่อาจใช้คือ “ตอนนี้รู้สึกอย่างไร” หรือ “การเดินทางมาทำงานของคุณในเช้านี้เป็นอย่างไรบ้าง” ทำแบบนี้จนครบทุกคนในกลุ่ม เมื่อครบแล้วอาจเลือกคนที่อยากแชร์กลุ่มใหญ่มาแชร์ให้เพื่อนให้ห้องประชุมได้รับรู้ด้วย(ตรงนี้ฝึกการพูดในที่ประชุมได้ด้วยนะ)

วิธีการที่ 2 คือ ด้วยเวลาที่เลือกใช้เป็นช่วงเช้าสิ่งที่ควรทำมากๆคือ ให้ผู้ร่วมประชุมได้ตั้งเป้าหมายส่วนตัวในงานที่จะทำวันนี้ (ถือโอกาสสร้าง Commitment และการทำ Morning Brief ไปในตัว) ทุกคนรับรู้เป้าหมายของทีมและองค์กรอยู่แล้ว แต่ไม่สามารถทำมันทั้งหมดภายในวันเดียวหรอก เพราะฉะนั้นให้ทุกคนได้พูดถึงสิ่งที่จะทำในวันนี้ก็พอ ผ่านการพูดกับคู่หรือกลุ่มของตัวเอง หรือหากมีเวลามากพอให้แชร์กลุ่มใหญ่ก็ได้

Advertisement

Advertisement

ช่วงบ่าย = รู้อยู่แล้วเป็นช่วงนี้เป็นปราบเซียน ช่วงพักกลางวันกับร้านอาหารเที่ยงที่อาจจะไม่มีแอร์ต้องเจอกับอากาศที่ร้อนระอุ เมื่อกลับมาประชุมก็จะเจอกับแอร์ที่เย็นฉ่ำของห้องประชุม (ก็คงไม่ต้องบอกว่าเป็นอย่างไร หนังท้องตึง เอาอะไรมาง้างหนังตาตอนนี้ได้ก็หามาเลย) เพราะฉะนั้นช่วงเวลานี้สามารถใช้กิจกรรมเล็กๆน้อยๆเข้ามาได้เช่น

วิธีการที่ 1 คือ กิจกรรม ทายอาหารกลางวัน ของแต่ละคนพร้อมบอกเหตุผลที่ทายว่าทำไมถึงคิดว่าเพื่อคนนี้ทานอาหารกลางวันเป็นอาหารชนิดนี้ (แต่ต้องไม่ใช่คนที่ไปด้วยกันนะ รู้หมดก็ไม่สนุก) หากใครทายผิดอาจจะต้องเต้นนิดหน่อย (ก็ถือเป็นการขยับร่างกายเล็กๆน้อยๆ)

วิธีการที่ 2 คือ ให้จับคู่หรือจับกลุ่ม 2-3 คน ทบทวนเป้าหมายที่ตั้งไว้ เมื่อเช้าที่ตั้งเป้าไว้ทำอะไรได้แล้วบ้างและยังเหลืออะไรที่จะทำในช่วงบ่ายนี้ การทำกิจกรรมนี้จะช่วยกระตุ้นและทำให้ทีมงานรู้ว่าต้องทำอะไรต่อโดยที่ไม่รู้สึกว่าถูกกดดันจากหัวหน้างาน

Advertisement

Advertisement

ขอบคุณภาพจาก www.pexels.com

ขอบคุณภาพจาก https://www.pexels.com/th-th/photo/1560932/


2. สื่อสารด้วยความตั้งใจ

ผู้นำประชุมมีผลต่อการประชุมในครั้งนั้น เพราะนอกจากจะเป็นผู้นำการประชุมแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือ สร้างบรรยากาศและรักษาบรรยากาศตลอดการประชุม ดังนั้นเมื่อถึงเวลาประชุมคุณจำเป็นจะต้องเป็นจุดสนใจของห้องประชุมและช่วงเวลานี้เป็นช่วงที่คุณจะใช้สื่อสารกับผู้เข้าร่วมถึงวัตถุประสงค์และความตั้งใจของการประชุมในครั้งใน เช่น “วัตถุประสงค์ของการประชุมในวันนี้คือ อยากได้ข้อสรุปเรื่องการทำโครงการ CRM ความตั้งใจคืออยากให้ผู้เข้าร่วมทุกท่านเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ที่เราจะทำโครงการและอยากให้ทุกท่านมีส่วนร่วมในการเสนอ ไอเดีย ที่อยากให้เกิดขึ้นในโครงการค่ะ” เป็นต้น หลังจากสื่อสารจบหากมีผู้นำประชุมเป็นคนอื่นก็ส่งต่อเวทีได้เลยแต่ทั้งนี้ทั้งนั้นอย่าลืมว่าคุณยังคงมีหน้าที่ ที่จะรักษาบรรยากาศในการประชุมนั้น เพราะฉะนั้นตัวคุณเองต้องไปหลุดโฟกัสจากการประชุมด้วยและพร้อมที่จะดึงทุกคนเมื่อเขาหลุดโฟกัสจากหัวข้อที่คุยกัน

ขอบคุณภาพจาก www.pexels.com

ขอบคุณภาพจาก https://www.pexels.com/th-th/photo/3184296/


3.ทุกคนเป็นส่วนเติมเต็ม

อย่าลืมว่างาน 1 งาน ไม่สามารถทำทั้งหมดได้ด้วยคนเดียว เพราะฉะนั้นทุกคนคือส่วนเติมเต็มซึ่งกันและกัน ดังนั้นให้ทุกคนเสนอไอเดียได้เต็มที่ (อย่าตัดไอเดียเด็ดขาด) ให้ทุกคนได้เสนอได้แบบเต็มที่อย่าเพิ่งสนใจว่าไอเดียไหนจะใช้ได้หรือใช้ไม่ได้เมื่อการประชุมดำเนินไปจะค่อยๆตกผลึกว่าไอเดียไหนน่าจะใช้ได้ในการทำงานนี้ ส่วนไอเดียที่เหลือก็ยังสามารถเก็บไว้ใช้กับงานหน้าได้

สำหรับไอเดียที่ไม่ได้ถูกเลือกใช้ในครั้งนี้ก็อย่าลืมที่จะขอบคุณผู้เสนอไอเดีย และจงอย่าลืมที่จะพูดเสมอว่า “ทุกคนเป็นส่วนเติมเต็มของงานทุกๆงานและขอบคุณทุกๆไอเดียที่เสนอมา มันจะต้องทำให้งานของเราออกมาดีแน่ๆ” ที่สำคัญคุณต้องแสดงออกถึงความจริงใจจริงๆเพราะทุกคนจะสามารถสัมผัสได้ เพียงคำพูดประโยคสั้นๆนี้จะช่วยให้ทีมงานของคุณรู้สึกได้ถึงคุณค่าของไอเดียที่เขาเสนอมาถึงแม้ว่ามันจะไม่ได้ถูกใช้ในครั้งนี้ก็ตาม

ขอบคุณภาพจาก www.pexels.com

ขอบคุณภาพจากhttps://www.pexels.com/th-th/photo/3184434/


4.จบสวย

บทสรุปของการประชุมในครั้งนี้ควรจะมี 1 คนที่สรุปให้ทุกคนฟังอีกครั้งว่าเป็นอย่างไร จากวัตถุประสงค์และความตั้งใจในตอนแรกคือ… และผลที่ได้คือ… ก็อย่าลืมที่จะขอบคุณทีมงานของคุณที่เขาสละเวลาในการทำงานมาเพื่อประชุมในครั้งนี้และอย่าลืมเรียกพลังและให้กำลังใจซึ่งกันและกัน ช่วงนี้กิจกรรมที่สามารถนำมาใช้ได้คือ

กิจกรรมที่ 1 ให้จับคู่ 2 คนและแต่ละคนได้พูดคุยกันว่าจากที่ได้ประชุมร่วมกันในวันนี้บทเรียนที่แต่ละคนได้คืออะไร พลัดกันพูดคนละ 1-2 นาทีและได้แชร์ให้เพื่อนในห้องได้ฟังด้วย

กิจกรรมที่ 2 ให้เลือก 1 คำที่อยากจะพูดกับเพื่อนของตัวเอง ขอบคุณ ชื่นชม ยินดี

ยกตัวอย่าง นาย A เลือก คำว่า “ชื่นชม” ให้พูดกับคู่ของตัวเองว่าอยากจะชื่นชมเรื่องอะไรที่คู่ของตัวเองทำในวันนี้เช่น “วันนี้ขอชื่นชม B มากนะสำหรับไอเดียที่เสนออกมามันเป็นไอเดียที่สุดยอดมากทำให้ผมได้ต่อยอดเรื่องที่ผมกำลังจะทำเป็นอย่างมากเลยครับ หวังว่าครั้งหน้าจะมีโอกาสได้ทำงานร่วมกันอีกนะครับ” ทำแบบนี้กับอย่างน้อย 3-5 คนหรือมากกว่านั้นหากมีโอกาสและมีเวลาเหลือจะช่วยให้ทีมงานของคุณมีความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นอย่างแน่นอน

ขอบคุณภาพจาก www.pexels.com

ขอบคุณภาพจาก https://www.pexels.com/th-th/photo/3184306/

คัดลอกลิงค์
คัดลอกลิงค์
แจ้งตรวจสอบ

ความคิดเห็น

กรุณาเข้าสู่ระบบเพื่อทำการคอมเม้นต์