การเขียนอีเมลธุรกิจควรมีความชัดเจน กระชับ และสุภาพ ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการเขียนอีเมลดังกล่าว:ขั้นตอนที่ 1: ระบุผู้รับในอีเมลเริ่มอีเมลของคุณด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการ ใช้ชื่อผู้รับหากคุณทราบ เช่น “Mr. Thompsons” หรือใช้คำทักทายทั่วไปหากคุณไม่ทราบ เช่น "Dear Sir/Madam" หรือ "To whom it may concern" ขั้นตอนที่ 2: บทนำในย่อหน้าแรก ให้แนะนำตัวเองและหน่วยงานของคุณ ระบุจุดประสงค์ของคุณอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น: ฉันชื่อ [ชื่อของคุณ] [ตำแหน่งของคุณ] ที่ [สถาบันของคุณ]เรากำลังติดต่อเพื่อสอบถามข้อมูลสำหรับนักเรียนของเรา “I am Jane Smiths, a school secretary at ABC College. I am writing to request the information for our students. “ขั้นตอนที่ 3: อธิบายวัตถุประสงค์ในย่อหน้าถัดไป ให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณติดต่อและข้อมูลใดที่คุณต้องการ ให้เจาะจงเกี่ยวกับประเภทของความช่วยเหลือหรือข้อมูลที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น:เราสนใจเอกสารที่สามารถให้ข้อมูลกับนักเรียนเกี่ยวกับการเรียนภาษาที่สถาบันของคุณ ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายอื่นๆ ได้แก่ หนังสือเรียน หลักสูตรออนไลน์ และแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง “We are interested in the language program at your institution. We also would like to learn about all the expenses such as learning material, online courses, and other related details of your courses.” ขั้นตอนที่ 4: ให้รายละเอียดที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ความจำเป็น เวลา สถานที่ หรือบริบทอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องอธิบายสั้นๆ ว่าเหตุใดข้อมูลนี้จึงมีความสำคัญ หรือจะเป็นประโยชน์ต่อคุณอย่างไร นี่แสดงว่าคุณมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น: โรงเรียนของเรากำลังมองหาประสบการณ์ด้านภาษาให้กับนักเรียนของเราและช่วยให้พวกเขาพัฒนาการเรียนรู้ภาษาอังกฤษได้อย่างดีที่สุด“Our school is looking for the program to provide our students more experience in using English to excel their potential in the use of the language.”ขั้นตอนที่ 5: ให้ข้อมูลการติดต่อในส่วนท้ายของอีเมล์ให้ข้อมูลติดต่อของคุณในกรณีที่ผู้รับจำเป็นต้องติดต่อคุณเพื่อขอรายละเอียดเพิ่มเติมหรือการชี้แจง โดยใช้ประโยคว่า ตัวอย่างเช่น: โปรดติดต่อฉันหากคุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม “Please feel free to contact me at (ที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์) if you need more details.” ขั้นตอนที่ 6: แสดงความชื่นชมขอขอบคุณผู้รับสำหรับเวลาและการพิจารณาของพวกเขา แสดงความตั้งใจที่จะรับฟังจากพวกเขาเร็วๆ นี้ ตัวอย่างเช่น: ขอขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณล่วงหน้า เราขอขอบคุณอย่างยิ่ง เราหวังว่าจะได้รับคำตอบจากคุณในไม่ช้านี้“Thank you for your help in advance. We greatly appreciate your assistance. We look forward to hearing from you.” ขั้นตอนที่ 7: จบอีเมล์ด้วยคำลงท้ายจบอีเมลด้วยการลงท้ายแบบมืออาชีพ เช่น "ขอแสดงความนับถือ" ได้แก่ “Sincerely,” “Best regards” และตามด้วยชื่อของคุณ ขั้นตอนที่ 8: ตรวจสอบก่อนกดปุ่ม "ส่ง"ให้ตรวจทานอีเมลของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน หรือการสะกดคำ โปรดจำไว้ว่าการรักษาความสุภาพและเป็นมืออาชีพตลอดทั้งอีเมลเป็นสิ่งสำคัญ ปรับแต่งข้อความของคุณให้ตรงตามความต้องการและมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ครูด้วงอิงลิชภาพประกอบ canva.com7-11 Community ห้องลับเมาท์มอยของกินของใช้ในเซเว่น อะไรดีอะไรใหม่ ต้องรู้ ต้องคุย ต้องแชร์