ก่อนจะไปต่อในบทนี้ ผู้เขียนแนะนำให้ผู้อ่านได้อ่านบทความ Chapter 1: Project Management คืออะไร? เสียก่อน เพื่อให้เข้าใจธรรมชาติของโครงการว่ามีขั้นตอนและความเป็นมาอย่างไรบ้าง สำหรับเนื้อหาที่ผู้เขียนจะเขียนต่อไปนี้จะเริ่มลงลึกในขั้นตอนของการเตรียมงานโครงการ (Pre-project) ซึ่งจะมีตัวย่อต่างๆ ที่ผู้สนใจในงานด้านการบริหารโครงการนั้นจำเป็นต้องรู้และเข้าใจ ผู้อ่านบางท่านอาจจะเคยได้ยินมาบ้างสำหรับคำว่า ขอบเขตของงาน (Term of Reference: TOR) หรือคำว่าเอกสารข้อเสนอ (Request for Proposal: RFP) โดยทั่วไปเรามักจะได้ยินคำว่า TOR บ่อยครั้งกว่า RFP และหน่วยงานรัฐ หรือแม้แต่รัฐวิสาหกิจเองหลายๆ ที่ก็มักจะใช้นิยาม TOR สำหรับคัดเลือกผู้เข้าดำเนินงานของโครงการนั้นๆ ผู้อ่านทราบหรือไม่ครับว่า TOR กับ RFP นั้นมีความแตกต่างกันอย่างไร?แท้จริงแล้ว TOR นั้นเป็นส่วนหนึ่งของ RFP จริงๆ จะใช้คำว่า RFP ก็ได้นะครับสำหรับทุกโครงการ เพราะ TOR ก็เป็นส่วนหนึ่งของ RFP อยู่แล้ว โดย TOR ตามหลักจะมีเนื้อหาที่แสดงให้เห็นถึง วัตถุประสงค์ ขอบเขตของงาน คุณลักษณะเฉพาะของงาน ระยะเวลาการดำเนินงาน ระยะเวลาในการส่งมอบงาน สำหรับการนำคำเหล่านี้มาใช้ในการเขียนโครงการนั้น จากประสบการณ์ของผู้เขียน เท่าที่เคยเห็นนั้น การนำคำดังกล่าวมาใช้ในโครงการ มักจะมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันโดย TOR มักจะมีจุดประสงค์ของการใช้ในการคัดเลือกผู้ที่สนใจในการเข้ามาดำเนินงานที่ลักษณะงานนั้นมีเนื้องานที่มีคุณลักษณะเฉพาะของระบบหรืออุปกรณ์ชัดเจน มีงบประมาณที่แน่ชัด โดยมักจะเป็นสิ่งที่มีอยู่แล้วที่สามารถนำประกอบกันให้เป็นเนื้องานนั้นๆ โดยสมบูรณ์ได้ สำหรับ RFP นั้นมักจะมีจุดประสงค์ของการใช้ในการคัดเลือกผู้ที่สนใจในการเข้ามาดำเนินงาน โดยเนื้องานนั้นต้องการความเชี่ยวชาญหรือความสามารถเฉพาะทางในการออกแบบและพัฒนาโครงการนั้นๆ ให้เป็นไปตามข้อกำหนดของโครงการ ซึ่งมักจะเป็นลักษณะของงานที่ต้องการสร้างขึ้นมาใหม่ หรือต้องการการวิจัย ออกแบบพัฒนาชิ้นงานนั้นๆ ดังนั้นเอกสาร RFP จะมีรายละเอียดข้อกำหนดที่ครอบคลุมมากกว่า TOR ยกตัวอย่างเช่น ใน TOR อาจจะต้องการแค่คุณสมบัติของผู้ที่สนใจว่าเป็นไปตามเกณฑ์ที่กำหนดหรือไม่ แต่ RFP อาจจะต้องการมากกว่าเพื่อให้สามารถมั่นใจได้ว่าผู้เสนอราคานั้นมีความเชี่ยวชาญจริง เช่น ประวัติผลงานที่ผ่านมา ประสบการณ์ของผู้พัฒนา หรือ customer site references เป็นต้น กว่าจะมาเป็นโครงการผู้เขียนเองเคยมีประสบการณ์เป็นหนึ่งในที่ปรึกษาในการเขียนโครงการของหน่วยงานแห่งหนึ่ง จึงอยากจะขอแบ่งปันประสบการณ์ของขั้นตอนที่สำคัญต่างๆ ในมุมของการเขียนโครงการให้สำเร็จว่ามีขั้นตอนหลักๆ อะไรบ้าง ซึ่งมีสาระสำคัญดังนี้รวบรวมความต้องการการปั้นโครงการ แน่นอนครับว่าต้องมีการรวบรวมความต้องการจากผู้เกี่ยวข้องของหน่วยงานนั้นๆ จากหลายส่วน หลายฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ซึ่งมักจะเต็มไปด้วยข้อมูลความต้องการต่างๆ เต็มไปหมด ต่างฝ่ายต่างมีความต้องการที่หลากหลาย การประชุมจะเยอะมากให้ทำใจไว้ได้เลยครับ ปวดหัวแน่นอนรวบรวมข้อมูลหลังจากรวบรวมความต้องการมาแล้ว ก็จะเป็นขั้นตอนการสรุปความต้องการต่างๆ ที่ได้มาเพื่อนำมาหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ว่ามีองค์ประกอบ หรือข้อมูลใดบ้าง หรือมีเทคโนโลยีอะไรที่จำเป็นต้องนำมาใช้ ซึ่งค่อนข้างใช้เวลาพอสมควรเลยนะครับ เพื่อสร้างความเข้าใจ และสร้างเนื้อหาที่เกี่ยวข้องทำให้ตกผลึกทางความคิดเมื่อรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องต่างๆ เพื่อสร้างเนื้อหาได้แล้ว ก็ควรจะนำไปเสนอกับผู้เกี่ยวข้องอีกครั้งจุดประสงค์ก็เพื่อทำให้เกิดความเข้าใจในทิศทางเดียวกันว่า เจ้าของโครงการกับตัวเราเองนั้น เข้าใจตรงกัน และเป็นไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่งก็อาจจะกลับเข้าสู่วังวนของการรวบรวมความต้องการอีกครั้งก็เป็นได้นะครับ โดยกระบวนการเหล่านี้ค่อนข้างใช้เวลาพอสมควรร่างข้อเสนอของโครงการหลักจากความคิดความต้องการตกผลึกเป็นรูปธรรมแล้ว ก็ถึงขั้นตอนของการร่างข้อเสนอ เพื่อที่จะสื่อแนวคิดและความต้องการของระบบ เพื่อสามารถนำไปเสนอผู้ที่สนใจที่จะเข้าร่วมยื่นข้อเสนอ สำหรับรวบรวมข้อมูล หรือเพื่อเป็นการพิจารณาถึงศักยภาพเบื้องต้นของผู้ยื่นข้อเสนอหนังสือขอข้อมูลเพิ่มเติม (Request for Information)เคยได้ยินคำว่า Request for Information: RFI หรือ Registration of Interest: ROI กันบ้างมั้ยครับ เป็นเครื่องมือหนึ่งที่เจ้าของโครงการสามารถออกหนังสือขอข้อมูลเพิ่มเติมแก่ผู้สนใจที่จะยื่นข้อเสนอของโครงการได้ เพื่อเป็นการรวบรวมข้อมูลจากผู้ที่เชี่ยวชาญ หรือเป็นการขอแนวคิดของการออกแบบจากผู้ที่สนใจจะยื่นข้อเสนอได้เอกสารข้อเสนอ (Request for Proposal)RFP เป็นเอกสารฉบับสุดท้ายที่จะออกมาอย่างเป็นทางการ เพื่อเป็นแนวทางสำหรับการคัดเลือก การแข่งขันสำหรับผู้ที่สนใจที่จะยื่นข้อเสนอเพื่อเข้ามาดำเนินงานของโครงการ ในบางครั้งอาจเรียกว่า Request for Offer (RFO) ก็ได้ ในเอกสารฉบับนี้จะระบุรายละเอียดที่มากเลยทีเดียว เพื่อให้ผู้ที่สนใจยื่นข้อเสนอนั้นเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ได้มากที่สุด และสามารถระบุถึงการขอข้อมูลข้อเสนอด้านการลงทุนของผู้ยื่นข้อเสนอ ซึ่งจะมีความคล้ายกับกระบวนการขอใบเสนอราคา (Request for Quotation: RFQ) สำหรับพิจารณางบการลงทุนของโครงการบทสรุป Chapter 4เนื้อหาของบทที่ 4 จะเน้นเกี่ยวกับคำจำกัดความที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมโครงการ ซึ่งจะมีคำต่างๆ ที่ผู้อ่านอาจจะเคยผ่านหูผ่านตามาบ้าง และเน้นถึงสาระสำคัญของขั้นตอนการปั้นโครงการ เนื้อหาดังกล่าวเขียนจากประสบการณ์ตรงของผู้เขียน หากมีข้อผิดพลาดประการใด ก็ขออภัยมา ณ. ที่นี้ด้วยนะครับ หวังว่าจะเป็นประโยชน์แก่ผู้ที่สนใจไม่มากก็น้อยนะครับ แล้วพบกันใหม่ในบทต่อๆ ไปครับเครดิตภาพภาพประกอบหน้าปก ภาพปก 1 ภาพทำเอง จาก powerpointภาพที่ 1 โดย Andrea Piacquadio จาก pexels.comภาพที่ 2 ภาพทำเอง จาก Powerpointภาพที่ 3 โดย Elevate Digital จาก pexels.comภาพที่ 4 โดย Lukas จาก pexels.comภาพที่ 5 โดย Andrea Piacquadio จาก pexels.comบทความที่เกี่ยวข้องChapter 1: Project Management คืออะไร?Chapter 2: ความท้าทายวัดจากอะไร?Chapter 3: ทักษะอะไรที่จำเป็นสำหรับ Project Manager?อัปเดตข่าวสาร และแหล่งเรียนรู้หลากหลายแบบไม่ตกเทรนด์ บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !