การใช้ VLOOKUP คือการที่ใช้ฟังก์ชัน หรือสูตร ในการค้นหาค่าในตาราง ทำให้เราสามารถเชื่อมข้อมูลระหว่างสองข้อมูลได้ ดังที่ได้กล่าวไว้ใน EXCEL TIPS 1 : เทคนิคการใช้ VLOOKUP ในการเชื่อมโยงข้อมูล ซึ่งหากดู VLOOKUP ได้แบ่งออกเป็นสองแบบคือแบบแม่นยำ : ลักษณะการค้นข้อมูลแบบนี้จะมีความแม่นยำ ถูกต้อง หากหาข้อมูลที่ Match ไม่เจอจะขึ้นว่า #N/A หรือหาค่าไม่ได้ แต่วิธีนี้จะทำงานได้ค่อนข้างช้า โดยเฉพาะในกรณีที่มีการค้นหาในตารางใหญ่ ๆ 5,000 หรือ 10,000 rows (แถว) ขึ้นไป จะช้าจนอาจจะทำให้ Excel ค้างไปเลยทีเดียวครับแบบประมาณค่า : เป็นการค้นหาข้อมุลแบบเร็ว แต่ผลลัพธ์จะเป็นการประมาณค่าจึงไม่ถูกต้องนักซึ่งทั้งสองวิธีสามารถกำหนดในฟังก์ชันได้ใน พารามิเตอร์ ที่สี่ (สุดท้าย)= VLOOKUP([ช่องที่ใช้เป็นคำค้น], [ตารางที่ต้องการค้น], [ลำดับคอลัมน์ของตารางที่ใช้แสดงผล], [ใช้แบบประมาณการ (เร็ว)])ใส่ TRUE เป็นแบบประมาณค่า และ FALSE เป็นแบบแม่นยำตัวอย่างมีข้อมูลสองตาราง ตาราง "โรงงานและที่อยู่" และ "ที่อยู่และรหัสไปรษณีย์" เราต้องการทราบว่าโรงงานไหนมีรหัสไปรษณีย์อะไร ซึ่งในตอนนี้เราใช้ VLOOKUP แบบแม่นยำ มาใส่ในตาราง (ส่วนที่เป็นสีเหลือง) ซึ่งจะเป็น cวิธีที่จะทำให้ได้ค่ารหัสไปรษณีย์ที่ถูกต้อง ดังภาพที่ 1(ภาพที่ 1)และพอเปลี่ยนจาก แบบแม่นยำ มาเป็น แบบประมาณ หรือเร็ว จะได้ดังภาพที่ 2(ภาพที่ 2)จะเห็นว่าที่เคยหาไม่เจอ ไม่มีค่า ก็มีค่าปรากฏขึ้นมา ซึ่งเกิดจากการประมาณค่าที่ใกล้เคียง ซึ่งไม่ถูกต้องในการจัดการข้อมูลที่มีจำนวนแถวมาก ๆ ควรใช้แบบประมาณค่า แต่ ! คงไม่มีใครอยากได้ข้อมูลที่ผิดพลาดบทความนี้เราจะมาดูวิธีที่จะจูนค่า VLOOKUP แบบประมาณค่า ซึ่งเร็วมาก ให้มีความถูกต้องแม่นยำVLOOKUP ถูกและเร็วขั้นตอนการ VLOOKUP แบบเร็วให้ถูกต้อง จะแบ่งเป็น 2 ขั้น1. เรียงลำดับข้อมูลเนื่องจากการ VLOOKUP แบบประมาณค่า หรือแบบเร็ว จะถูกต้องเมื่อเราทำการจัดเรียง หรือ Sort แถวที่ใช้ในการทำคำค้น ดังนั้นจึงควร Sort คำค้นในตารางที่ต้องการค้นเสียก่อนในตัวอย่างคือเรียง ตารางที่อยู่และรหัสไปรษณีย์ ซึ่งเราใช้ ที่อยู่ เป็นคำค้น หรือตัวที่ใช้ Join ข้อมูลกัน จึงต้องทำการเรียง "ที่อยู่" ซึ่งการ Sort จะเรียงในรูปแบบตัวอักษร ในกรณีที่ไม่เป็นตัวเลข โดยการ1.1 ลากคลุมพื้นที่ตาราง หากเป็นตารางที่สมบูรณ์แล้วอาจไม่ต้องลากคลุม Excel จะรู้เองว่าตารางมีขนาดเท่าไหร่ถึงไหน ให้ทำการคลิก Cell ไหนก็ได้ในตาราง1.2 คลิกที่ปุ่ม Sort & Filter และเลือก Custom Sort1.3 เลือก Sort by : Column = คอลัมน์ที่เราต้องการเรียงลำดับใหม่ ในที่นี้เลือก "ที่อยู่" เลือก Sort On = Value และ Order = A-Z (หากเป็นตัวเลขเลือกเรียงจากน้อยไปมาก) แล้วกด OK ตารางจะจัดเรียงข้อมูลใหม่ 2. ป้องกันข้อมูลที่ขึ้นมาผิดพลาดเมื่อ VLOOKUP แบบเร็วทำการค้นหา ก็จะ Match ข้อมูลที่ใกล้เคียงด้วย เช่น 01001 01000 อาจส่งผลลัพธ์กลับมาด้วยตัวเดียวกันได้ ดังนั้นเราจะต้องกันสิ่งที่ไม่เหมือนกันออกไป เพื่อความถูกต้องทำโดยการ เช็คในส่วน VLOOKUP ที่ค่าออกมาไม่ตรงกันก่อน โดยการใช้ค่า IF ดังนี้= VLOOKUP([Cell ที่ต้องการใช้ค้นหา],[ตารางที่ค้น], 1 , TRUE)VLOOKUP หาข้อมูลว่าที่ VLOOKUP แบบประมาณนั้น เท่ากับ Cell ที่ใช้ค้นมั้ย (ใส่ พารามิเตอร์ที่ 3 ด้วย 1 จะได้ค่าที่ใช้ค้นกลับมา)ในตัวอย่างจะเป็นจะเห็นว่า ค่าแบบประมาณในแถวแรกของตาราง เป็น "บางเสาธง บางเสาธง สมุทรปราการ" แต่ค่าที่ใช้ค้นและต้องการจริง ๆ ต้องเป็น "บางเสาธง บางเสาธง สมุทรปราการ1" ซึ่งไม่ถูกต้อง ดังนั้นหากต้องการให้ถูกต้อง ต้องตัดกรณีนี้ออก โดยการใช้ ฟังก์ชัน IF หรือเงื่อนไขเข้าไป= IF( [Cell ที่ใช้ค้น] = VLOOKUP([Cell ที่ใช้ค้น],[ตารางที่ค้น] , 1 ,TRUE) , VLOOKUP([Cell ที่ใช้ค้น],[ตารางที่ค้น] ,[ลำดับคอลัมน์ที่ต้องการผลลัพธ์],TRUE), NA())เท่านี้ค่าที่ได้ก็จะถูกต้อง ที่ไม่พบก็จะไม่พบจริง ๆ เป็น #N/A และค่าต่าง ๆ ก็ถูกต้องตามการเรียงข้อมูลจากขั้นตอนดังกล่าว 1. เรียงข้อมูล 2. ใส่ IF จะเห็นว่าขั้นตอนมีเพิ่มมา หากตารางมีข้อมูลน้อย แค่ 1,000 แถว ก็สามารถใช้แบบแม่นยำ จะทำให้ง่ายกว่า แต่หากข้อมูลจำนวนมาก ก็ควรใช้เทคนิคนี้มาช่วยให้การจัดทำข้อมูลเร็วขึ้น*** ข้อควรระวัง ***หากข้อมูลในตารางที่ใช้ค้น มีการซ้ำกัน ผลลัพธ์ที่ได้จากในแบบแม่นยำ และแบบเร็วจะแตกต่างกัน โดยแบบแม่นยำจะให้ผลลัพธ์แรกที่เจอ ส่วนแบบประมาณจะได้ผลลัพธ์สุดท้ายที่เจอ