งานเลขานุการของแต่ละหน่วยงานมีความแตกต่างกัน สำหรับบทความนี้ผู้เขียนเรียบเรียงจากประสบการณ์การทำงานเลขานุการผู้บริหารในหน่วยงานเอกชน ซึ่งอาจมีส่วนที่เหมือนและแตกต่างจากหน่วยงานราชการหรือแม้แต่หน่วยงานเอกชนอื่นๆ หน้าที่หลักของเลขานุการผู้บริหารคือ การอำนวยความสะดวกในการทำงานให้กับผู้บริหาร และในบางกรณีอาจต้องอำนวยความสะดวกในเรื่องส่วนตัวของผู้บริหารด้วย ขึ้นอยู่กับผู้บริหารท่านนั้นๆ ว่าต้องการให้เลขานุการดูแลในส่วนใดบ้าง งานที่ผู้เขียนได้ทำในตำแหน่งเลขานุการผู้บริหารมีดังนี้ - จัดตารางงานของผู้บริหาร ดูแลนัดหมายต่างๆ ไม่ให้ชนกัน โดยต้องเผื่อเวลาสำหรับบางงานที่อาจเกินกำหนดเวลาและเผื่อเวลาเดินทางด้วย - ทำรายงานการประชุม เลขานุการต้องเข้าประชุมและบันทึกรายงานการประชุม โดยสรุปประเด็นสำคัญและมติของที่ประชุม รวมถึงงานที่ต้องติดตามต่อหลังจากประชุม - เตรียมสถานที่ให้พร้อมสำหรับการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นห้องทำงานของผู้บริหาร ห้องประชุม หรือห้องรับรองแขก - เตรียมอาหารและเครื่องดื่ม เลขานุการต้องทราบว่าผู้บริหารดื่มเครื่องดื่มชนิดใด เวลาใด ชอบอาหารอะไร และไม่ทานอะไร - ประสานงานกับหน่วยงานภายในและภายนอกบริษัท เช่น การนัดหมาย การติดตามงาน การขอความร่วมมือ การจัดซื้อจัดจ้าง - เตรียมเอกสารให้ผู้บริหารเซ็นอนุมัติ ซึ่งมีทั้งเอกสารที่เลขานุการทำขึ้นเองและเอกสารที่บุคคลอื่นๆ ทั้งภายในและภายนอกบริษัทส่งมาให้ผู้บริหารเซ็น โดยเลขานุการมีหน้าที่คัดกรองและตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่งให้ผู้บริหาร - ทำเอกสารเบิกค่าใช้จ่ายจากบริษัท เช่น ค่าเดินทาง ค่าเลี้ยงรับรอง และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่ผู้บริหารจ่ายในการทำงานให้กับบริษัท - เตือนผู้บริหารและช่วยดำเนินการชำระค่าใช้จ่ายส่วนตัวต่างๆ เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำ ค่าอินเทอร์เน็ต ฯลฯ - อำนวยความสะดวกเรื่องการเดินทาง นัดหมายคนขับรถ จองตั๋วเครื่องบิน จองห้องพัก จองร้านอาหาร - เตรียมข้อมูลและเอกสารสำหรับการติดต่อกับหน่วยงานต่างๆ เช่น ต่อใบอนุญาตขับขี่ ขอวีซ่า เปิดบัญชีธนาคาร ฯลฯ - ทำ Presentation สำหรับนำเสนอในโอกาสต่างๆ เช่น การประชุม การบรรยาย - รายงานเรื่องต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อผู้บริหาร เช่น การเปลี่ยนแปลงในบริษัท ความคืบหน้าของงาน นอกเหนือจากงานข้างต้น ยังมีงานอื่นอีกจิปาถะ เช่น หาข้อมูล ซื้อของ สั่งดอกไม้ ส่งของ ติดต่อเรื่องซ่อมแซมบ้าน ฯลฯ ซึ่งเลขานุการสามารถสอบถามผู้บริหารได้ตั้งแต่ตอนเริ่มทำงานว่าต้องการให้ดูแลเรื่องอะไรบ้าง เรื่องใดที่ช่วยอำนวยความสะดวกได้ก็ควรอาสาไปก่อน แล้วสังเกตว่าผู้บริหารชอบหรือไม่ชอบให้ทำเรื่องอะไร โดยสรุป งานเลขานุการเป็นเสมือนผู้ช่วยผู้บริหาร ช่วยให้ผู้บริหารทำงานได้อย่างราบรื่น มีเวลาทำงานและตัดสินใจเรื่องที่สำคัญ ซึ่งความราบรื่นนี้เป็นตัวชี้วัดได้อย่างหนึ่งว่าเลขานุการทำหน้าที่ได้ดีเพียงใด #เลขานุการผู้บริหาร#งานเลขานุการ เครดิตภาพภาพปก: whitesession / Pixabayภาพประกอบ 1: uwekern / Pixabayภาพประกอบ 2: jonathanvalencia5 / Pixabayภาพประกอบ 3: JoshuaWoroniecki / Pixabayภาพประกอบ 4: Patrice_Audet / Pixabayเปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !