งานข้อมูล และการจัดการเอกสาร ย่อมเป็นของคู่กัน ยิ่งมีข้อมูลมากเท่าไหร่ การบริหารจัดการก็ยิ่งต้องเพิ่มความละเอียด ใส่ใจ มากขึ้นเท่านั้น และยิ่งต้องใช้ทรัพยากรอื่นมาเกื้อกูลกันมากขึ้นเป็นเท่าตัว เพื่อให้ข้อมูลที่ได้มานั้น ถูกกลั่นกรองออกมาเป็นสารสนเทศให้เห็นเป็นประจักษ์ได้ ผู้เขียนมองว่า ในปัจจุบันเอง ยิ่งเป็นยุคที่มีความตื่นตัวทางเทคโนโลยี และการใช้ข้อมูลขนาดใหญ่แบบองค์รวม ( Big Data ) เพื่อใช้ในการประมวลผล ทักษะในการจัดการข้อมูลเหล่านั้น ย่อมมีความต้องการสูง หากมองในมุมของงานสำนักงานแล้ว เครื่องมือที่ใช้ในการสรุป หรือประมวลผลให้ออกมาได้โดยง่าย ก็คงจะหนีไม่พ้น Excel ซึ่งส่วนใหญ่ในองค์กรต่าง ๆ จะใช้ข้อมูล Excel นี้ เป็นฐานข้อมูลเพื่อนำมาประกอบกับการวิเคราะห์ เปรียบเทียบ อัตรา หรือแนวโน้มความเป็นไปได้ในการบริหารจัดการองค์กร ผู้เขียนจึงอยากจะเล่าประสบการณ์ถึงการใช้ Function หนึ่งใน Excel ที่นอกจากจะใช้ในการคำนวณตัวเลขเชิงปริมาณแล้ว ยังสามารถวิเคราะห์สรุปออกมาตามเงื่อนไขที่ได้กำหนดไว้แล้วอย่างง่ายดาย เป็นฟังก์ชัน ที่หลายคนคุ้นเคยอยู่แล้วในคนส่วนใหญ่ แต่หลายคนก็ยังคงจะวิตกกับการใช้งาน และมองว่ายังยากที่จะเข้าใจอยู่ ผู้เขียนได้เรียบเรียงอย่างง่าย เข้าใจได้ไว เพื่อให้ผู้อ่านลองฝึกหัดทำตามไปพร้อมกันเลย กับฟังก์ชันที่เรียกว่า Vlookup Vlookup เป็นฟังก์ชัน การจัดการที่ผู้เขียนต้องออกตัวก่อนเลยว่า ดูแล้วเหมือนยาก และไม่ค่อยเข้าใจเท่าไหร่ แต่หากได้ลองลงมือทำแล้ว จะพบว่ามีการแบ่งส่วนของข้อมูลออกเป็นกลุ่มก้อน เพื่อให้เชื่อมโยงกันอย่างง่ายดาย ก็เลยมีความโดดเด่นไม่แพ้ฟังก์ชันอื่น ที่มีไว้เช็ค หรือจับคู่ข้อมูลตามที่ได้กำหนดเอาไว้ตัวอย่างจากผู้เขียน : การใช้งาน Vlookup ให้เข้าใจง่าย ทำได้เร็ว และถูกต้อง1. สร้างตารางสรุปข้อมูลที่ต้องการแสดง ( 1. ) >> กำหนดเงื่อนไขชุดมูล ( 2. ) โดยในตัวอย่างของผู้เขียนได้กำหนดให้แสดงเจเนอเรชั่นจากการเช็คปีเกิด >> คลุมดำเงื่อนไขชุดข้อมูล ( 2. ) แล้วตั้งชื่อ ( 3. )2. *** ขั้นตอนนี้สำคัญมาก จะเป็นการกำหนดใส่สูตร Function เพื่อให้แสดงชุดข้อมูลตามที่ได้กำหนดไว้ เลือก Cell ช่องว่างที่ต้องการแสดงข้อมูล ( 4. ) ในตัวอย่างของผู้เขียนจะเป็นช่อง D5 >> แล้วให้กำหนดแบ่งเงื่อนไขชุดข้อมูลไว้ในใจ ( 5. ) ว่าเป็น 2 ส่วน ตามตัวอย่างของผู้เขียน คือ ส่วนปีเกิด ( 1 ) และ ส่วนเจเนอเรชั่น ( 2 ) เพื่อจะได้นำตัวเลขนั้นมาใส่ในสูตร Function ต่อไป >> ใส่สูตรในช่องที่เลือก เช่น ของผู้เขียนจะเป็นช่อง D5 หรือในช่องสูตร ( 6. ) โดยให้ใส่เครื่องหมายเท่ากับ = ไว้ด้านหน้าแล้วตามด้วยชื่อฟังก์ชั่นพร้อมวงเล็บเงื่อนไขได้เลยผู้เขียนขออธิบายตัวสูตรดังตัวอย่างข้างต้นในวงเล็บ =VLOOKUP(C5,Generation,2) ว่า( Cell ข้อมูลที่ต้องการเช็ค ( ตัวอย่างเป็น C5 ), เงื่อนไขชุดข้อมูล ( ตัวอย่างเป็น Generation ), ผลลัพธ์ที่จะแสดง ( 2 ) )3. หลังจากที่กด Enter เพื่อให้ Function ได้ตรวจสอบตาม เงื่อนไขชุดข้อมูลที่เรากำหนดไว้แล้ว ก็จะปรากฏผลลัพธ์แสดงออกมาดังตัวอย่างของผู้เขียน ( 7. ) เห็นไหมหละคุณผู้อ่านที่น่ารัก ได้ลองทำตามไปพร้อมกันแล้ว คงง่ายหละสิ ผู้เขียนหวังว่าเทคนิคนี้จะเพิ่มความเข้าใจ และเป็นทักษะให้กับผู้อ่านไว้จัดการข้อมูลใน Excel ได้อย่างง่ายดาย รวดเร็ว และทันท่วงที ผู้เขียนขอเพิ่มเติมอีกสักนิดนึงในส่วนของการนำเทคนิค Vlook Up นี้มาปรับประยุกต์ใช้ ไม่ว่าจะเป็นในด้านการคำนวณเกรดรายวิชาของนักเรียนนักศึกษาแล้ว ที่ผู้เขียนเห็นส่วนใหญ่ในที่ทำงานก็ยังสามารถนำมาเป็นตัวเชื่อมโยงเกี่ยวกับทางด้านการเงินการบัญชีเพื่อให้แปรผลลัพธ์ค่าเงินเดือนของข้อมูลตามที่กำหนดฐานเงินเดือนไว้ได้ ติดตามสรรสาระความรู้ และความบันเทิงที่หลากหลาย ได้ในบทความถัดไป ... :) JPMJ *** เครดิตภาพ จาก PIXABAY : ปก | รูปภาพประกอบที่ 1, 2 และ 3 จากผู้เขียน