เคล็ดไม่ลับ 9 เทคนิคการวางแผนงาน Action Planอย่างมีประสิทธิภาพ แผนงาน Action Plan เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราคิดอย่างเป็นระบบเป็นขั้นเป็นตอน เพราะมีการศึกษาสภาพปัจจุบันว่ามีปัญหาอะไรในการทำงาน หรือ มีหัวข้องานที่ต้องการพัฒนาปรับปรุงประสิทธิภาพอะไรบ้าง โดยนำสิ่งเหล่านั้นมาเรียบเรียงความสำคัญพร้อมทั้งนำเสนอแนวเพื่อให้ผู้มีอำนาจพิจารณา ตรวจสอบ และเพื่อใช้เป็นแผนงาน Action Plan สื่อสารใช้เป็นศูนย์กลางของการทำงานร่วมกันเป็นทีม ยกตัวอย่างเช่น แผนงานเพิ่มประสิทธิภาพการใช้บริการคนไข้ที่เข้ามาใช้บริการของโรงพยาบาลแห่งหนึ่ง ในทางกลับกันหากเราไม่มีการวางแผนงาน Action Planที่ดีและสื่อสารให้ผู้ที่เกี่ยวข้องรับทราบข้อมูลของแผนทุกคนในทีมก็จะทำงานแบบไร้ทิศทางต่างคนต่างทำงานไปตามหน้าที่ของตนเอง แต่จะไม่มีการประสานงานให้บรรลุตามเป้าหมายตามที่โรงพยาบาลต้องการ จึงทำให้ผลลัพธ์ที่ออกมาก็ไม่บรรลุเป้าหมาย ดังนั้นคำว่า “เขียนแผนดีมีชัยไปกว่าครึ่ง” นั้นเป็นประโยคที่ใช้ได้ในทุกสถานการณ์ทุกอาชีพไม่ใช่แค่กลุ่มคนทำงาน แม้แต่แม่บ้านก็มีแผนงานประจำวันด้วยเหมือนกัน ยกตัวอย่างเช่น วันนี้จะทำกับข้าวตอนเย็นเมนูอะไรดี มีของสดในตู้เย็นบ้างไหม ต้องไปซื้อของอะไรบ้างที่ตลาด ใช้งบประมาณเท่าไหร่ แถมด้วยระยะเวลาคือ 6 โมงเย็นทุกคนในบ้านต้องได้ทานข้าวเย็น สำหรับวันนี้ผู้เขียนมี “เคล็ดไม่ลับ 9 เทคนิคการวางแผนงาน Action Planอย่างมีประสิทธิภาพ” ที่ทำได้ง่าย ใช้ได้จริงมานำเสนอให้กับทุกท่านได้นำไปประยุกต์ใช้งานกัน เรามาเริ่มกันเลยค่ะระบุชื่อแผนงาน ควรตั้งชื่อให้เฉพาะบอกบ่งถึงสิ่งที่เราจะทำ เทคนิคคือใช้คำถามว่าทำไม ทำไมต้องทำแผนนี้ทำแล้วได้อะไร เช่น เราตั้งชื่อว่าแผนงานทำกับข้าวของแม่บ้าน จะเห็นได้ว่าชื่อไม่ได้สื่อถึงกิจกรรมหรือคุณค่าของแผนงาน แต่ถ้าเราตั้งชื่อใหม่ว่าแผนลดเวลาในการจ่ายตลาดของแม่บ้าน เห็นไหมละค่ะ ว่าคุณแม่บ้านต้องชอบแผนนี้แน่นอนเพราะ เมื่อทำแล้วได้เวลาที่สูญเสียไปกับการจ่ายตลาดคืนมาด้วยกำหนดระบุชื่อผู้รับผิดชอบ แผนควรเจ้าภาพเป็นผู้ที่จะทำให้มั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติจริง ตรวจสอบได้ บรรลุผลแน่นอนระบุระยะเวลา แผนงานที่ดีควรกำหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงาน เพื่อแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบวัตถุประสงค์ ควรระบุวัตถุประสงค์ของแผนอย่างน้อย 3 หัวข้อ ขึ้นต้นด้วยคำว่าเพื่อ และเป็นวัตถุประสงค์ที่สอดคล้องสนับสนุนชื่อแผนด้วย ยกตัวอย่างเช่นชื่อแผน : ลดเวลาในการจ่ายตลาดวัตถุประสงค์ : 1. เพื่อบริหารจัดการเวลาซื้อของให้ได้มีประสิทธิภาพ 2. เพื่อ ......... และ 3. เพื่อ ........ 5. ตั้งเป้าหมายของแผนงาน โดยให้หลัก SMART เป็นคำย่อเพื่อให้เป็นเทคนิคในการตั้งเป้าหมายS-Specific คือ เฉพาะเจาะจง ทำเพื่อใคร กลุ่มเป้าหมายไหน เช่น แม่บ้านM-Measurable คือ วัดผลได้ เป้าหมายต้องเป็นตัวเลขสามารถวัดได้ เช่น ลดเวลาจ่ายตลาดลง 30 นาทีA-Achievable คือ บรรลุผลได้ เมื่อกำหนดเป้าหมายแล้วต้องทำให้เสร็จ ทำให้ได้R-Realistic เป้าหมายที่ดีต้องสมเหตุสมผล เหมาะกับสภาพความเป็นจริงT- Timely เป้าหมายที่ต้องกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน6 ลำดับขั้นตอนการวางแผน เทคนิคการเขียนคือนำสิ่งเหล่านั้นมาเรียบเรียงความสำคัญตามขั้นตอนโดยใช้เครื่องมือ PDCA ในการเขียนและใช้รายงานลำดับขั้นตอนของแผนงานอย่างเป็นระบบขั้นตอน P – Plan คือ การสำรวจสภาพปัจจุบัน เกิดปัญหาอะไร มีข้อมูลอะไรบ้าง เช่น แม่บ้านสูญเสียเวลาจ่าย ตลาด 30 นาทีต่อวัน / ทั้งหมด 30 วัน คิดเป็นเวลาที่สูญเสีย 15 ชั่วโมงต่อเดือน จากนั้นนำข้อมูลเป็นปัญหาที่ได้ มาวางแผนแก้ไขเพื่อลดเวลาที่สูญเสียขั้นตอน D-DO ปฏิบัติตามแผนงานที่วางไว้ขั้นตอน C-Check เช็คตรวจสอบ แผนงานขั้นตอน A-Act รวบรวมผลการแก้ไข สรุปรายงานผลของแผนงาน7.กำหนดช่วงเวลา ของการทำ Plan จะเสร็จช่วงไหน DO ทำตอนไหน ไปถึงขั้นตอน Check ,Act8.กำหนดผู้รับผิดชอบ ในแต่ละขั้นตอน เช่นหากมีผู้รับผิดชอบแผนนี้หลายคนแบ่งงานให้แต่ละคน รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน หรือเรียกว่าการทำงานเป็นทีมนั้นเองค่ะ9. ค่าใช้จ่าย แผนที่ดีนั้นต้องบอกได้ว่ามีค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับแผนนี้ กี่บาท เพื่อให้ผู้เขียนแผนได้นำเสนองบ ประมาณค่าใช้จ่ายต่อผู้บริหารค่ะ จาก “เคล็ดไม่ลับ 9 เทคนิคการวางแผนงาน Action Plan อย่างมีประสิทธิภาพ” จะเป็นเครื่องมือในการช่วยให้ผู้อ่านทุกท่านไม่ปวดหัวกับการเขียนแผนงานอีกแล้ว ใช้ได้กับทุกอาชีพแถมยังนำไปประยุกต์ในชีวิตประจำได้อีกด้วย ภาพถ่ายที่ 1 อ้างอิงจาก : https://pixabay.com/th/photos/search/action%20plan/ภาพถ่ายที่ 2 โดยผู้เขียนภาพถ่ายที่ 3 โดยผู้เขียนhttps://www.facebook.com/story.waew