ประชุมที่สร้างสรรค์...ต้องกระชับตรงประเด็น

เมื่อได้ยินคำว่า ประชุม คนทำงานมักจะเมินหน้าหนี เพราะต่างรู้สึกเบื่อและเสียดายเวลากับการที่ต้องนั่งทนฟังแต่ละคนพูดพล่ามอะไรที่ไม่ได้เรื่องได้ราว ทั้งที่มีเรื่องอยากปรึกษาแลกเปลี่ยนแต่พอมีโอกาสได้คุยกันต่อหน้าเป็นทางการ เราต่างปิดปากเงียบ แท้จริงแล้วการประชุมเป็นการระดมสมองเพื่อค้นพบทางออกร่วมกัน หรือเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร เพื่อกระทำกิจกรรมที่สอดคล้องเป็นหนึ่งเดียวกัน

วันนี้ เรามีเคล็ดลับเกี่ยวกับการประชุมมาฝากกัน มีเจ็ดข้อ ซึ่งเป็นรายละเอียดที่สำคัญถ้าเราพิมพ์แจกหรือแปะติดไว้ที่บอร์ดหรือกระดานทุกครั้งที่ประชุมร่วมกัน น่าจะเตือนสติเราได้ดีทำให้ใช้เวลาประชุมอย่างคุ้มค่าเกิดผลลัพธ์ที่ดี

หนึ่ง ทุกอย่างต้องมีวัตถุประสงค์ แน่นอน เมื่อให้ผู้คนหลากหลายฝ่ายหลากหลายหน้าที่ เข้ามาประชุมร่วมกันในห้องเดียวกัน ทุกคนต้องได้ทราบแน่ชัดว่า ที่มาประชุมในวันนี้ต้องการอะไร หรือพูดให้เพราะก็คือมีวัตถุประสงค์อะไร เช่น ต้องการแจ้งข้อมูลให้ทราบและนำไปปฏิบัติโดยทั่วกัน หรือต้องการคำตอบในการแก้ปัญหา หรือต้องการรับฟังความคิดเห็น เป็นต้น

ห้า ระมัดระวังให้ดีระหว่างความคิดเห็น อารมณ์ความรู้สึก กับข้อเท็จจริง ไม่ควรนำมาปะปนกัน มิฉะนั้นเราจะหลงในวังวนที่หาทางออกไม่เจอ ยิ่งทำให้เกิดความรู้สึกเบื่อหน่ายต่อการประชุมมากขึ้น ผู้นำการประชุมควรแยกแยะให้ได้และรู้จักตัดบท รู้จักดึงกลับมาเข้าที่เข้าทาง

หก สรุปการประชุมปิดท้าย ผู้นำการประชุม ต้องกล่าวสรุปผลการประชุมโดยให้ที่ประชุมโต้แย้งหากไม่เห็นด้วยหรือตกหล่นประเด็นใดไป เพื่อให้เข้าใจชัดเจนตรงกันในที่ประชุม จะได้ไม่เกิดปัญหาภายหลัง

เจ็ด ทุกคนในที่ประชุม ควรตระหนักว่า เวลาคือต้นทุนชนิดหนึ่ง เวลาจึงมีค่าสำหรับคนทำงานทุกหน้าที่ ฉะนั้นอย่าปล่อยเวลาให้สูญเปล่ากับการนั่งพล่ามโดยไม่ได้อะไรเพิ่ม รีบทักท้วงรีบดึงกลับ และรักษาสิ่งที่เป็นประเด็นเป็นเนื้อหาที่คุ้มค่ากับการเสียเวลามานั่งประชุมร่วมกัน

 หวังว่า ทุกท่านคงนำไปใช้ได้เพื่อให้การประชุมนั้นสร้างสรรค์ มีความรู้สึกทีดี และช่วยเติมไฟในการทำงานระหว่างกัน ขอให้สนุกกับการประชุมครับ.

ขอบคุณภาพถ่ายจาก

pixabay.com ครับ