การเขียนอีเมลธุรกิจมีโครงสร้างที่ไม่ต่างจากการเขียนเรียงความเท่าไรเพราะประกอบไปด้วยสามส่วนหลัก ได้แก่ เกริ่นนำ เนื้อหาหลัก สรุป จากประสบการณ์การสอนการเขียนอีเมลในธุรกิจ ความผิดพลาดในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษของคนไทยเกิดจากการเน้นกล่าวถึงเรื่องที่เป็นปฏิเสธมากเกินไปทำให้ประเด็นหลักถูกลืมกล่าวถึงหรือความสนใจในเนื้อหาหลักถูกเบี่ยงเบนไป วิธีแก้ไขในการเขียนเนื้อหาคือต้องโฟกัสกับสิ่งที่เราต้องการให้เกิดขึ้นและกล่าวถึงรายละเอียดที่จำเป็นและเกิดขึ้นจริงแล้วเท่านั้น ไม่ต้องกล่าวเรื่องสมมติหรือการคาดคะเนเรื่องที่ไม่เกิดขึ้นจริง เทคนิคง่ายๆ คือเน้นใช้ประโยคบอกเล่าโดยพยายามเลี่ยงประโยคปฏิเสธหรือประโยคคำถามที่ใช้ question mark (?) ในเนื้อหาให้ได้มากที่สุดเพื่อให้เนื้อหาเป็นทางการและตรงประเด็น ส่วนแรกในอีเมล คือ "เกริ่นนำ" ประกอบด้วยสองส่วน1) ส่วนที่เป็นการทักทายซึ่งจะบอกความสัมพันธ์ของทั้งสองฝ่าย หากไม่รู้จักหรือไม่ทราบว่าเป็นใคร คำที่กลางๆ ที่สุดคือ "Dear Sir," ถ้ารู้จักชื่อกับนามสกุลแต่มีความสัมพันธ์แบบเป็นทางการจะใช้ "Dear Mr. นามสกุล," (นาย), "Dear Ms. นามสกุล," (นางสาว), "Dear Mrs. นามสกุล," (นาง) ถ้าสนิทกันสามารถใช้ชื่อต้นหรือคำทักทายปกติได้ เช่น "Hello ชื่อ," 2) ส่วนเนื้อหาเกริ่นนำ โดยจุดประสงค์ของการเขียนส่วนแรกของอีเมลคือการให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้อ่านเพื่อปูพื้นฐานความเข้าใจ โดยข้อมูลที่ในส่วนเกริ่นนำจะทำให้ผู้อ่านเข้าใจข้อมูลรายละเอียดในส่วนที่สองได้ไม่งงหรือสับสนว่าที่มาที่ไปของข้อมูลมาจากไหน ได้แก่แนะนำตัว "ชื่อ" และ "ส่วนงานรับผิดชอบ" หากไม่เคยติดต่อกันมาก่อน เช่น I am Ms. Suda Malee. You can call me "Su". I work in sales and marketing. เป็นต้น หมายเหตุ: ชื่อตำแหน่งงานอาจจะไม่ตรงกันทุกบริษัทซึ่งการแนะนำตัวโดยใช้ตำแหน่งงานอาจจะไม่เข้าใจได้ตรงกัน หากต้องการตอบกลับอาจจะเริ่มจากการขอบคุณที่ได้ติดต่อมาก่อน เช่น "Thank you for your email.", "Thank you for your call.", "Thank you for your prompt response." หรืออ้างอิงเนื้อหาที่ได้คุยกันมาก่อนหน้านี้ เช่น " According to the email on 6th August, เนื้อหาที่ต้องการอ้างอิง", "According to our phone conversation yesterday, เนื้อหาที่ต้องการอ้างอิง" เป็นต้น หากต้องการบอกจุดประสงค์ในการเขียนเลยก็ได้โดยเขียนเป็นประโยคแรกของอีเมลได้เลย ได้แก่ I am writing to +verbดั้งเดิม. เช่น I am writing to inform you the new meeting agenda. เป็นต้น หรือส่งเอกสารแนบก็แจ้งได้เลย The attachment is ชื่อเอกสาร. เช่น The attachment is the form you have requested. เป็นต้น ส่วนที่ 2 คือรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องที่เราต้องการหรือตอบคำถาม ยกตัวอย่างเช่นการแนบเอกสาร: บอกรายละเอียดของเอกสารเพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าต้องดูรายละเอียดอะไรบ้าง, ต้องการให้ผู้อ่านทำอะไรกับเอกสาร เช่น กรอก, ส่งต่อ, เก็บเข้าแฟ้ม เป็นต้นสิ่งที่เราต้องการ: "Could you + verbดั้งเดิม?" "Is it possible to verbดั้งเดิม?" "May I + verbดั้งเดิม?" "Please verbดั้งเดิม."รายละเอียดวัน เวลา สถานที่ รายละเอียดทางธุรกิจอื่นๆที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุสิ่งที่เราต้องการ ส่วนที่ 3 สรุป ประกอบไปด้วยสามส่วน1) สิ่งที่เราต้องการให้เขาทำหลังจากรู้ข้อมูลแล้ว ได้แก่ deadline, ให้แจ้งใครต่อจากนี้, รอนานเท่าไร, ขอข้อมูลอะไรเพิ่มเติม เช่น "Please send me the filled form by 16, July to ensure your order will be delivery on time." แปลว่า "ส่งฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้วมาก่อนวันที่ 16 กรกฎาคมเพื่อสินค้าของคุณจะได้จัดส่งได้ตรงเวลา" "Please let me know if the schedule suits your convenience." แปลว่า "แจ้งกลับมาด้วยว่าที่นัดไว้สะดวกไหม""Please contact Mr. Smiths for further details." แปลว่า "หากต้องการรายละเอียดให้ติดต่อคุณสมิทธ์"2) คำลงท้ายเพื่อรักษาความสัมพันธ์ เช่น ขอบคุณ ขอโทษ ขอโอกาส โชคดี เป็นต้นขอบคุณ: I appreciate your time and patience.ขอโทษ: I apologize for the inconvenience. ขอโอกาส: I hope to serve you soon. โชคดี: Have a nice weekend. 3) คำลงท้ายจดหมาย มีสามคำหลัก แต่เพื่อความสะดวกสามารถใช้ Best regards เป็นหลักได้เพราะนิยมใช้ในอีเมลธุรกิจมากที่สุด Sincerely yours, ใช้เมื่อเราเป็นลูกค้า Best regards, ใช้เมื่อเราเป็นผู้ให้บริการFaithfully yours, ใช้เพื่อแสดงความนับถือผู้ใหญ่ English Forward Unlimited by ครูด้วง เปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !