ทักษะและเทคนิคที่จำเป็น สำหรับการบันทึกการประชุม

การทำงานเป็นทีม สิ่งสำคัญคือ การประชุมหารือเพื่อให้การดำเนินงาน ดำเนินไปได้ในทิศทางเดียวกัน และสิ่งสำคัญของการประชุม คือ รายงานการประชุม  ซึ่งจะเป็นการเรียบเรียงสาระสำคัญตามระเบียบวาระการประชุม ซึ่งผู้ที่ทำหน้าที่ในการบันทึกสาระสำคัญจากการประชุม ก็คือ เลขานุการในบอร์ดการประชุมนั้น ๆ วันนี้เราจะมาแบ่งปันประสบการณ์ในบทบาทของเลขานุการถึงเทคนิคการบันทึกการประชุมในฉบับของเรา รวดเร็ว เนื้อหาครบถ้วน ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนให้เสียเวลาจ้า...

ขอบคุณภาพจาก www.pexels.com

ทักษะที่จำเป็นของการเป็นเลขานุการบอร์ดประชุม

1. ทักษะการรับรู้

เลขานุการบอร์ดประชุมต้องมีทักษะในการรับรู้ โดยจับใจความจากวาระการประชุมนั้น ๆ ให้ได้ ต้องมีความสามารถในการจับประเด็น สาระสำคัญของการประชุม แยกการรับรู้จากผู้พูด ซึ่งในขณะที่ประชุมในวาระนั้น ๆ อาจจะมีการพูดแทรกของผู้เข้าร่วมประชุมหลาย ๆ คน ซึ่งตามมารยาทแล้ว จะไม่สามารถบอกหรือพูดกลางที่ประชุมได้ว่า กรุณาพูดที่ละคนนะคะ ดังนั้น เลขานุการจึงจำเป็นต้องมีทักษะในการรับรู้ที่ดีเป็นอย่างมาก

1. อ่านระเบียบวาระการประชุมทั้งหมดที่ใช้ในการประชุมครั้งนั้น

2. ศึกษาเอกสารที่เกี่ยวข้องที่ผู้บรรจุวาระเสนอเข้ามา

3. หาประเด็น ความต้องการของวาระการประชุมนั้น ๆ ให้ได้

4. ตรวจสอบว่าการประชุมครั้งนี้จะมีใครเข้าร่วมบ้าง

5. ตั้งไฟล์เอกสารรายงานการประชุมครั้งที่ x/xxxx เมื่อวันที่เท่าไหร่ สถานที่ใด

ภาพโดยผู้เขียน

6. ใส่รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดลงไปในไฟล์รายงานการประชุมก่อน หากใครไม่มาเราจึงค่อยดำเนินการย้ายชื่อบุคคลเหล่าไปในอยู่ในกลุ่มผู้ไม่เข้าร่วมประชุม ซึ่งจะเป็นเพียงแค่ Cute และ Paste เราจะไม่ต้องยุ่งยากมาพิมพ์ชื่อใหม่อีกครั้ง หรือต้องมานั่งคิดว่าใครไม่เข้าร่วมบ้าง (ใช้ได้ดีกรณีเอกสารเซ็นชื่อเข้าร่วมประชุมสูญหาย)

7.  พิมพ์ระเบียบวาระการประชุมทั้งหมดลงในไฟล์รายงานการประชุม ใส่ช่องสำหรับชื่อคนและสาระสำคัญที่บุคคลจะพูด และช่องสำหรับมติการประชุม สำหรับเติมมติการประชุมหลังจากการประชุมวาระนั้น ๆ เสร็จสิ้น 

ภาพโดยผู้เขียน

8. บันทึกไฟล์การประชุมไว้ในที่ปลอดภัย เช่น ไดว์ดี และBackup ข้อมูลโดยการส่งงานไว้ที่ Email ด้วยนะคะ 

เพียงแค่นี้ ในวันประชุมจริง เราก็จะสามารถบันทึกสาระสำคัญของการประชุมได้เกือบครบถ้วนแล้ว ขาดตกบกพร่องประเด็นไหน เราก็สามารถกลับไปฟังจากไฟล์เสียงที่เราบันทึกไว้ได้ ซึ่งการเตรียมการแบบนี้จะไม่ทำให้เราไม่เสียเวลาทำงานซ้ำซ้อนที่ต้องไปนั่งไฟล์เสียงทั้งหมดเพื่อถอดเนื้อความ รายงานการประชุมของเราก็จะสามารถส่งให้ผู้เกี่ยวข้องตรวจได้อย่างรวดเร็ว

ฝากไว้นะคะ เพื่อน ๆ สำหรับใครที่ต้องทำหน้าที่ในส่วนนี้ เทคนิคนี้น่าจะเหมาะกับมือใหม่ที่ยังไม่เคยทำหน้าที่เลขานุการบอร์ดการประชุม บางคนตื่นเต้นกังวัล จนไม่รู้ว่าจะบันทึกส่วนไหนเป็นสาระสำคัญ บางคนแทบจะถอดเป็นภาษาพูด ซึ่งการประชุมในบางครั้งอาจจะต้องการเพียงความเห็นจากผู้ร่วมประชุมและมติการประชุมเพียงเท่านั้น...ขอให้ทุกท่านสนุกกับงานที่ได้รับมอบหมายนะคะ

ขอบคุณภาพจาก www.pexels.com