ทำความรู้จักและ 5 เหตุผลที่ดีของ Microsoft To Do

Microsoft To Do มีให้ใช้งานตั้งแต่บน Windows 10 เป็นต้นมา และมีความสามารถใช้การช่วยจัดการงานของเรา นอกจากนี้ยังมีความสามารถอื่นๆ ที่ทำให้ Microsoft To Do น่าใช้งานมากขึ้น ไปทำความรู้จักและเหตุผลที่เราควรใช้งาน Microsoft To Do กัน

Microsoft To Do คืออะไร?
Microsoft To Do คือโปรแกรมจัดการงานหรือ Task management ที่มาพร้อมกับ Microsoft 365 โดยเราสามารถใช้งานได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์ บนมือถือและบนอินเทอร์เน็ตด้วย และข้อมูลทั้งหมดจะเป็นข้อมูลชุดเดียวที่ใช้ได้จากทั้งคอมพิวเตอร์และอื่นๆ โดยเชื่อมโยงกับบัญชี Microsoft ของเราเอง นอกจากนี้เราสามารถที่จะสร้างกลุ่มของงานและรายละเอียดของงาน ซึ่งง่ายต่อการแบ่งกันให้กับเพื่อนร่วมงานและคนอื่นๆ อีกด้วย 

ถ้าเครื่องเรายังไม่มี Microsoft To Do สามารถดาวน์โหลดได้ฟรีจากลิงก์เหล่านี้ Android|iOS |Windows |Mac 

• ในโปรแกรม Outlook ในเครื่องคอมพิวเตอร์ เราสามารถที่จะสลับหน้าไปมาได้ง่ายอยู่แล้ว
• และในมือถือนั้นโปรแกรม Outlook จะแสดงข้อมูลทั้ง Calendar และ To Do โดยเรามองเห็นงานในส่วนของ To Do อยู่ใน Tab "Search" ใต้ "Received and sent" เราสามารถที่จะคลิกที่ To Do ที่อยู่ภายในโปรแกรม Outlook แล้วโปรแกรม To Do จะปรากฏขึ้นมา
• ในส่วนของเว็บนั้นเราสามารถแสดง Calendar และข้อมูลจาก To Do เปรียบเทียบข้างๆ กันได้ง่าย

2. สร้าง Task จาก Email ของเรา
หลายๆ คนรวมถึงเจ้านายมักจะสั่งงานผ่านทางอีเมล และในแต่ละวันจะมีอีเมลจำนวนมากๆ ถาโถมกันเข้ามา ถ้าเป็นก่อนหน้านี้เราอาจจะต้องคัดลอกรายละเอียดในอีเมลไปใส่ใน To Do ด้วยตนเอง แต่ปัจจุบันนี้ To Do และ Outlook บนเว็บนั้นสามารถเชื่อมโยงข้อมูลกันได้ โดย Microsoft 365 นั้นอนุญาตให้เราใช้ดึงอีเมลจาก Inbox ของเราไปใส่ใน To Do ได้ โดยเราจะเห็นปุ่ม "My Day" และเราได้สามารถลาก Email ไปใส่ To Do ได้ง่าย (แต่การลบ Email นั้นจะไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลใน To Do นะครับ จะต้องลบแยกกัน)

3. ติดตามและแบ่งปันสถานะของงานของเราผ่านทาง Microsoft Teams
Microsoft Teams ทำให้เราแบ่งปันสถานะของงานที่กำลังทำอยู่กับทีมของเราได้ง่าย และ Microsoft Teams กับ Microsoft To Do นั้นเชื่อมโยงข้อมูลกันอย่างใกล้ชิด เราสามารถที่จะเพิ่ม To Do เข้าไปในโปรแกรม Teams ได้ โดยการทำตามขั้นตอนดังนี้

• ไปที่ Microsoft Teams > Apps
• ไปต่อที่ Search > To Do
• คลิกที่ Tasks by Planner and To Do
• คลิกที่ปุ่ม Open

Tasks by Planner and to Do ที่เราเพิ่มเรียบร้อยแล้วนั้นจะถูกเพิ่มเข้าไปในแถบด้านข้างของโปรแกรม Teams เราสามารถที่จะเรียกดูและสร้าง Task ใน Teams ได้อีกด้วย

4. ใช้ Hashtag ได้และสามารถค้นหาได้ง่ายอีกด้วย
เมื่อมีงานมากขึ้นเราก็อาจจะหาข้อมูลใน To Do ได้ยากขึ้น ถ้าต้องใช้เมาส์ค่อยๆ ไล่หาคงไม่ใช่เรื่องที่สนุกนัก เราสามารถทำให้การค้นหาง่ายขึ้นด้วยการเพิ่ม Hashtags เข้าไปที่หัวเรื่องของ Task ของเราหรือใส่ในรายละเอียดของ Task ก็ได้เช่นเดียวกัน

5. ใช้ My Day list เพื่อให้เราโฟกัสกับงานที่ต้องทำประจำวัน
บางครั้งเมื่อเราจะเริ่มทำงานตอนเช้าๆ มักจะเสียเวลากับการนั่งนึกว่าวันนี้ต้องทำอะไรบ้าง อะไรต้องเสร็จเมื่อใด To Do จะช่วยเราได้ โดยในส่วนของ My Day list จะช่วยบอกว่ามีอะไรบ้างที่ควรทำและต้องรีบเนื่องจากใกล้ถึงกำหนดแล้ว 

• My Day list มีอยู่ใน To Do และจะแนะนำงานที่ต้องเสร็จภายในวันนี้และสิ่งอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องที่จะเกิดภายในวันนี้จากข้อมูลที่เราเชื่อมโยงมาจาก Calendar, Outlook หรือ Teams
• เราสามารถลากงานต่างๆ สลับที่กันไปมาได้เพื่อจัดลำดับความสำคัญ
• เมื่อสิ้นวันงานต่างๆ ใน My Day list จะไม่หายไปโดยอัตโนมัติ เราจะต้องมากำหนดว่างานต่างๆ นั้นสำเร็จแล้วด้วยตัวเอง เผื่อว่างานนั้นยังไม่เสร็จสิ้น เพื่อให้ My Day list ช่วยเตือนความจำเราในวันรุ่งขึ้น

มีข้อดีเยอะขนาดนี้ผมคงต้องใช้เหมือนกันแล้วครับ ขี้ลืมเป็นประจำ 🙄

ภาพโดยนักเขียน

หมีขั้วโลก ทอดกรอบ〔´（エ）｀〕

เปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !