💻 ต้องรู้ ! "Video Conference" อย่างไรให้ปลอดภัย

ในช่วงที่มีการระบาดของโรคโควิด-19 ในปัจจุบันนี้ ทำให้รูปแบบการทำงานของหลาย ๆ คนต้องเปลี่ยนแปลงไป คือเปลี่ยนจากการทำงานในที่ทำงานตามปกติมาเป็นการทำงานที่บ้าน หรือการWork from Home แทน และด้วยเทคโนโลยีของ Software ต่าง ๆ ที่มีใช้กันอยู่ในขณะนี้ ก็ทำให้การ Work from Home นั้นกลายเป็นเรื่องง่าย และทำให้เราทุกคนสามารถทำงานจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่แตกต่างไปจากการนั่งทำงานในที่ทำงาน ซึ่ง Software สำคัญที่หลาย  ๆ องค์กรจำเป็นจะต้องใช้งานเพื่อติดต่อสื่อสารกันระหว่างพนักงานในองค์กร ก็คือโปรแกรมหรือแอปพลิเคชันสำหรับการประชุม หรือ Video Conference นั่นเองค่ะ

โปรแกรม Video Conference นั้นเป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถติดต่อสื่อสารกับผู้ร่วมงานในองค์กรได้เหมือนกับการ Video Call แต่ข้อแตกต่างก็คือการใช้งานโปรแกรม Video Conference นั้นจะช่วยอำนวยความสะดวกให้เราได้มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการสามารถพูดคุยผ่านหน้าจอได้หลายผู้ใช้งานในเวลาเดียวกัน การแนบและส่งไฟล์งานต่าง ๆ ทั้งไฟล์เอกสาร ไฟล์รูปภาพ ไปจนถึงการแชร์หน้าจอของอุปกรณ์ที่กำลังใช้งานอยู่ให้ผู้ที่เข้าร่วม Video Conference ได้รับชม ซึ่งฟีเจอร์เหล่านี้หากใช้งานไม่ระมัดระวังก็อาจส่งผลให้เกิดผลเสียตามมาได้

2. ตั้งรหัสผ่านสำหรับการเข้าร่วม Video Conference ทุกครั้ง

โปรแกรม Video Conference บางโปรแกรมนั้นจะมีฟีเจอร์ให้เราสามารถตั้งรหัสผ่านไม่ให้ผู้ที่ไม่มีรหัสสามารถเข้าร่วมใน Video Conference ได้ ดังนั้นหากเป็นการประชุมสำคัญที่จำเป็นต้องมีการปกปิดข้อมูลก็ควรตั้งรหัสผ่านสำหรับล็อกห้องไว้ทุกครั้ง เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้อื่นที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องมาเข้าร่วมห้องประชุมนี้ได้

3. เลือกสถานที่สำหรับ Video Conference ที่ไม่มีสิ่งรบกวน

การเปิดกล้องในระหว่างที่มีการ Video Conference นั้นย่อมทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมรายอื่นสามารถเห็นภาพและได้ยินเสียงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในห้องของเราได้ ดังนั้นเพื่อป้องกันไม่ให้มีภาพหรือเสียงที่ไม่ต้องการหลุดเข้าไปในระหว่างที่ทำการ Video Conference ผู้ใช้งานควรจะเลือกสถานที่ที่เหมาะสม ไม่มีเสียงหรือสิ่งต่าง ๆ เข้ามารบกวน รวมถึงอาจปิดล็อกประตูและแจ้งสมาชิกทุกคนในครอบครัวว่ากำลังมีการ Video Conference อยู่ เพื่อไม่ให้เกิดการขัดจังหวะขึ้นในระหว่าง Video Conference

4. ปิดไมโครโฟนและกล้องเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้งาน

ในการใช้งานโปรแกรม Video Conference เราไม่มีความจำเป็นที่จะต้องเปิดกล้องหรือไมโครโฟนทิ้งไว้ตลอดเวลา เช่น หากเราเป็นผู้ฟังการบรรยายและยังไม่ต้องนำเสนองานใด ๆ ณ ขณะนั้นก็ควรจะปิดกล้องหรือปิดไมโครโฟนไว้ก่อน ซึ่งนอกจากจะป้องกันไม่ให้ภาพหรือเสียงอื่น ๆ ที่เราไม่ต้องการเผยแพร่หลุดเข้าไปในห้องประชุมแล้ว ยังช่วยให้ไม่ไปรบกวนผู้ใช้งานคนอื่นที่กำลังบรรยายอยู่อีกด้วย

5. ไม่แชร์ภาพหน้าจอ Video Conferenceลง Social Media

ในการประชุม Video Conference หากต้องการจะบันทึกภาพหรือเสียงใด ๆ ในระหว่างการประชุมแล้วนำไปแชร์ในที่สาธารณะหรือนำไปแชร์เป็นการส่วนตัว ควรจะได้รับอนุญาตจากผู้เข้าร่วมการประชุมคนอื่น ๆ ก่อนเสมอ หรือควรตกลงกฎระเบียบในการ Video Conference ในองค์กรเพื่อให้เป็นไปในแนวทางเดียวกันและเพื่อป้องกันไม่ให้มีข้อมูลสำคัญขององค์กรรั่วไหลออกสู่บุคคลภายนอก

นอกจากทริคเพื่อการประชุม Video Conference อย่างปลอดภัยที่ได้กล่าวไปทั้งหมด 5 ข้อนี้ เพื่อให้การใช้งานโปรแกรมเป็นไปอย่างราบรื่นไม่ติดขัดตลอดการประชุม ผู้ใช้งานควรศึกษารายละเอียดและวิธีการใช้งานโปรแกรมก่อนล่วงหน้า รวมทั้งควรตรวจสอบการเชื่อมต่อเครือข่ายอินเทอร์เน็ตให้มีความเสถียร ตรวจสอบการทำงานของกล้องถ่ายวิดิโอและไมโครโฟนให้พร้อมก่อนเริ่มการประชุมทุกครั้ง เพียงเท่านี้ก็จะทำให้การประชุม Video Conference กลายเป็นเรื่องง่ายและมีความปลอดภัยในการใช้งานแล้วละค่ะ

ภาพประกอบ : ภาพปก / ภาพที่ 1 / ภาพที่ 2 / ภาพที่ 3 / ภาพที่ 4 / ภาพที่ 5 / ภาพที่ 6

บทความอื่นจากผู้เขียน

💻 ทำงานอยู่บ้านอย่างไรไม่ให้ "เบิร์นเอาท์" (Burnout)

ทริค "สัมภาษณ์งาน" อย่างไร ? ให้ได้งานและผ่านฉลุย