มารยาทในการ "Work from Home"

มารยาทในการ  Work From Home  ตอน ประชุมออนไลน์

ช่วงนี้หลาย ๆ คนน่าจะอยู่ในช่วง Work From Home กันเป็นส่วนใหญ่ บางคนค่อย ๆ เริ่มปรับตัวได้บ้างแล้ว หรือบางคนอาจจะยังปรับตัวได้ไม่ดี ยังบริหารเวลาไม่ถูก ก็ไม่ต้องกดดันตัวเองมากไปนะคุณ เอาเป็นว่าขอให้เราทำทุกอย่างแบบเปิดใจยอมรับ แล้วก็เต็มที่กับงานที่อยู่ตรงหน้า ต้องบอกว่ารูปแบบหรือเนื้องานของบางคนอาจจะต้องมีการปรับเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง เราได้ยินเสียงฟีดแบ็คของชาวออฟฟิศที่ Work From Home กันช่วงนี้อาจจะมีความเหนื่อยล้าที่ต้องปรับปรุงเปลี่ยนแปลง พูดคุยสื่อสารติดต่อกันอยู่ตลอดเวลา ขอให้สบายใจไว้อย่างหนึ่งว่า อย่างน้อยเราก็ยังมีงานทำนะคุณ เพราะฉะนั้น เป็นกำลังใจคนทำงานที่บ้านทุกคนด้วย

และอีกหนึ่งอย่างที่เราชาว Work From Home จะต้องพบเจอจนกลายเป็นอีกหนึ่งกิจวัตร และถือว่าเป็นเรื่องใหม่สำหรับชาวออฟฟิศบ้านเราพอสมควร นั่นก็คือการ ประชุมออนไลน์ ผ่านช่องทางต่าง ๆ ตามนโยบายความเหมาะสมของแต่ละบริษัท เชื่อว่าหลายคนน่าจะปรับตัวได้แล้ว แต่ก็ยังมีหลายคนที่ยังไม่ค่อยเข้าใจ หรือ ละเลยเรื่องมารยาทการทำงานผ่านประชุมออนไลน์ วันนี้เราเลยอยากมาแชร์เงื่อนไขง่าย ๆ อย่าเรียกว่าเป็นกฎเลย เรียกว่าเป็นมารยาท ในการประชุมออนไลน์เพื่อเพิ่ม performance ที่ดีที่การทำงานที่บ้านดีกว่า

เทคนิคเพิ่มเติม : จัดเตรียมพื้นที่ล่วงหน้า แยกเป็นสัดส่วนให้ชัดเจน (มุมเฉพาะ) จะช่วยให้เรามีวินัยที่ดีขึ้น

ตั้งใจฟังที่คนอื่นพูด

photo free for https://www.canva.com/

ในขณะที่ประชุมออนไลน์ เราจะโดนสิ่งรบกวนทำให้หลุดโฟกัสได้ง่าย เพราะฉะนั้นวิธีที่ดีที่สุดคือคุณต้องตั้งใจฟังสิ่งที่คนอื่นพูด อาจจะมีการบันทึกข้อมูลสำคัญด้วยการจด เพื่อเป็นการเพิ่มโฟกัสในการฟัง ที่สำคัญในขณะที่คนอื่นกำลังพูดอยู่ในการประชุมออนไลน์ทางที่ดี ไม่ควรทำอย่างอื่นร่วมไปด้วย เพราะจะทำให้คุณกลายเป็น ตัวก่อกวนในระหว่างประชุมได้ง่าย เป็นการฝึกการฟังที่ดี โฟกัสที่ผู้พูด ที่สำคัญหากเราตั้งใจฟังจะทำให้การประชุมนั้นได้ผลดี ไม่เสียเวลามากไป

เทคนิคเพิ่มเติม : โฟกัส agenda การประชุม เช็คลิสต์สิ่งที่คนอื่นพูดว่าเราได้ข้อมูลเพิ่มเติมอะไรบ้าง ด้วยการจดบันทึก

ปิดไมค์ เมื่อไม่ได้พูด

photo free for https://www.canva.com/

ข้อนี้หลาย ๆ คนบางครั้งอาจจะหลงลืมไป ไม่ได้ระมัดระวัง หากประชุมกันเป็นกลุ่มเล็ก ไม่ใหญ่มาก อาจจะไม่ส่งผลกระทบเท่าไหร่ แต่ถ้าเป็นกลุ่มใหญ่ที่เกิน 5 คนขึ้นไปถ้าคุณพูดจบแล้ว แต่ไม่ยอมปิดไมค์ หรือระหว่างที่ฟังคนอื่นพูดก็ไม่ได้ปิด เสียงรอบข้างจะเข้าไปกวนสมาธิคนอื่นที่กำลังตั้งใจฟังอยู่ได้ หรือเสียงอื่น ๆ ที่จะเข้าไปในการประชุมแบบที่เราไม่คาดคิด เช่น เสียงแวดล้อมจากภายนอก เพราะฉะนั้นปิดไมค์ไว้ดีกว่าถ้าไม่ได้พูด เพื่อป้องกันเสียงสุดวิสัยที่เราควบคุมไม่ได้

เทคนิคเพิ่มเติม :  กดปิดไมค์ไว้เสมอ โดยเฉพาะเสียงอื่น ๆ จากเครื่องมือสื่อสารด้วย

เปิดใจยอมรับ

photo free for https://www.canva.com/

สำหรับข้อนี้อยากให้ทุกคนที่กำลัง ตกอยู่ในสถานการณ์สับสน และพยายามหาคำตอบให้กับการเปลี่ยนแปลงที่กะทันหันครั้งนี้ ว่าให้เปิดใจยอมรับไม่มีใครอยากให้เกิดเรื่องแบบนี้ขึ้น การทำงานที่บ้าน หรือ Work From Home มีทั้งข้อดีและข้อเสีย แต่อยากให้มองถึงข้อดีที่ตามมา อย่างน้อยคุณก็ไม่ต้องเดินทางฝ่ารถติด ฝ่าฝูงคนมากมาย ผจญกับความรีบเร่งในช่วงเช้าของการเดินทางไปทำงาน เอาเป็นว่าอาจจะมีช่วงที่คุณต้องยุ่งมาก ช่วงทำงานที่บ้าน แต่อย่างน้อย คุณก็ไม่ต้องออกไปข้างนอกให้เหนื่อย ค่อย ๆ ปรับเรื่องเวลาและการจัดสรรเวลาให้ดี ถ้าทุกอย่างพร้อม ไม่แน่ว่าคุณอาจจะรักการ Work From Home ก็เป็นได้

เทคนิคเพิ่มเติม : คิดในแง่บวก โฟกัสเรื่องงาน แต่ต้องผ่อนคลายและแพลนล่วงหน้าเอาไว้ด้วย