วิธีจัดตารางเวลาตามลักษณะของงาน

วิธีจัดตารางเวลาตามลักษณะของงาน

เครดิตรูปภาพปก : https://www.pexels.com/photo/grey-apple-keyboard-and-grey-ipad-196650/

บทความนี้จะมาแนะนำเกี่ยวกับการจัดตารางงานตามลักษณะของงาน โดยแนะนำให้ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย อย่างเช่น App Calendar ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น Google Calendar, TimeBlocks, Planner Pro ฯลฯ ที่มีลักษณะเป็นปฏิทิน สามารถดูเวลาได้ทั้งปี และสามารถย่อเป็นรายเดือน รายสัปดาห์ หรือรายวันได้ รวมทั้งสามารถใส่สีของแต่ละกิจกรรมเข้าไปได้ด้วย

ขอบคุณรูปภาพจาก https://www.pexels.com/photo/silver-click-pen-on-open-book-210660/

ประโยชน์ของการจัดประเภทของงานหรือจัดประเภทกิจกรรมที่ทำ จะทำให้เรารู้ว่าเราใช้เวลาไปกับเรื่องใดบ้าง เรื่องไหนใช้เวลามาก ใช้เวลาน้อย ควรจะเพิ่มและลดอะไร สำหรับผู้เขียนแล้ว ในตารางเวลาจะแบ่งงานหรือกิจกรรมออกเป็น 7 ประเภท ดังต่อไปนี้

ขอบคุณรูปภาพจาก https://www.pexels.com/photo/action-adult-aerobics-agility-415212/

3. งาน Routine (สีเขียว)

งานด้าน Routine เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวกับด้านกิจวัตรประจำวันต่าง ๆ หรือเป็นงานด้าน Admin ในการทำงาน เช่น งานเอกสาร การจัดของ งานทำความสะอาด งานประเภทนี้แตกต่างจากงานหลัก คือ ไม่จำเป็นต้องใช้ทักษะ ความคิด และพลัง เท่ากับงานหลัก บางครั้งงานประจำของเราก็แบ่งออกเป็นงานหลักกับงาน Routine หรือ Admin ได้เช่นกัน เช่น การเป็นพนักงานขาย งานหลักคือการพบลูกค้าเพื่อพูดคุยและปิดการขาย ส่วนการจัดการกับเอกสาร ใบเสนอราคา ใบ PO ถือเป็นงาน Routine

4. งานด่วน งานแทรก (สีแดง)

เราจำเป็นจะต้องเผื่อเวลาส่วนหนึ่งไว้สำหรับเรื่องฉุกเฉิน เรื่องด่วน หรือเหตุการณ์ที่เข้ามาแทรก และตารางเวลาของเราควรจะสามารถยืดหยุ่นสลับกิจกรรมไปมาได้ สำหรับเรื่องด่วนก็อย่างเช่น เรื่องอุบัติเหตุที่อาจะเกิดขึ้นได้ การเจ็บป่วยกระทันหัน หรืองานด่วนที่เข้ามาแทรกแบบนอกแผนการ

5. งานที่เกี่ยวข้องกับคนอื่นหรืองานพัฒนาทีม (สีชมพู)

หากเรากำลังเป็นหัวหน้าทีม กำลังจะต้องฟอร์มทีม หรือจะต้องสร้าง Connection กับผู้อื่น งานส่วนนี้จะเป็นส่วนสีชมพู โดยที่กิจกรรมกับทีมหรือกับผู้อื่นก็มีด้วยกันหลากหลาย เช่น ชวนไปกินข้าว ชวนไปเตะฟุตบอล หรือการเทรนนิงลูกทีม เป็นไปได้ทั้งสิ้น บางคนอาจจะไม่ได้นึกถึงกิจกรรมนี้ในตารางงาน แต่อยากจะบอกว่ามันจะเป็นประโยชน์ในระยะยาว ที่ทำให้โลกของเราเปิดกว้างขึ้น จากการฝึกทักษะภาวะผู้นำ และการได้รู้จักผู้คนมากมาย

ขอบคุณรูปภาพจาก https://www.pexels.com/photo/photo-of-people-near-wooden-table-3184418/

6. เวลาพักผ่อน (สีเทาหรือสีอ่อน ๆ)

คนที่จัดการเวลาได้เก่งจริง ๆ คือคนที่จัดแม้กระทั่งเวลาพักของตัวเองได้ แน่นอนทุกคนต้องมีการพักผ่อน การพักผ่อนจะเป็นการอยู่เฉย ๆ การงีบหลับ การนอน หรือการหากิจกรรมที่ชอบทำ ก็แล้วแต่ Lifestyle ของแต่ละคน ย้ำอีกครั้งว่าคนที่จัดการเวลาได้ดี เขาจะจัดเวลาพักผ่อนของตัวเองลงในตารางด้วย แต่คนที่จัดการเวลาได้ไม่ดี จะไม่จัดเวลาอะไรเลย และพักผ่อนแบบสะเปะสะปะ ซึ่งเป็นหลายครั้งเป็นการพักผ่อนที่ไม่พอดี และขาดประสิทธิภาพ ส่วนคนที่ทำงานหนักเกินไปจนไม่พักผ่อน ก็ถือว่าจัดการเวลาได้ไม่ดีเช่นกัน เพราะร่างกายอาจจะพังได้ในที่สุด

7. กิจกรรมเพื่อเป้าหมายหรือความฝัน (สีส้ม)

ที่เลือกสีส้มให้กิจกรรมในส่วนนี้ เพราะมันดูเป็นสีที่มีชีวิตชีวิต ชวนให้สดชื่นและตื่นตัวอยู่เสมอ สิ่งหนึ่งที่ขับเคลื่อนให้เราทำสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างมีความสุข ก็คือ “ความฝัน” ความฝันไม่ใช่เรื่องไร้สาระ ความฝันที่ถูกวางแผนอย่างดี จะกลายเป็นเป้าหมายที่แข็งแกร่ง และกลายเป็น Passion ได้  

กิจกรรมส่วนนี้จะระยะค่อนข้างยาว และไม่ตรงกับสภาพความเป็นจริงที่เป็นอยู่ หรือบางครั้งก็ตรงข้ามกับความเป็นจริงในปัจจุบัน เช่น ความฝันที่จะเป็นนางงามจักรวาล แต่ตอนนี้เป็นเพียงนักศึกษามหาวิทยาลัย เพราะเหตุนี้มันถึงเรียกว่าความฝัน และเป็นเป้าหมายที่ท้าทาย เพื่อไม่ให้มันเป็นเพียงแค่ความฝันฟรุ้งฟริ้ง เราจึงต้องวางแผนและจัดกิจกรรมที่จะส่งเสริมให้เราทำตามเป้าหมายได้สำเร็จลงในส่วนของสีส้มนี้

ขอบคุณรูปภาพจาก https://www.pexels.com/photo/selective-focus-of-baseball-pitcher-in-20-jersey-about-to-throw-ball-163487/

ลองนำการจัดตารางเวลาไปปรับใช้ดูนะคะ ขอแนะนำว่ากิจกรรมที่ควรจะมีมาก ๆ ในตารางเวลาของเราคือ สีน้ำเงิน สีเหลือง สีชมพู และสีส้ม ส่วนที่อยากให้มีน้อย ๆ คือสีแดง และส่วนที่มีได้บ้าง คือ สีเทา

ขอให้สนุกกับการวางแผนและการลงมือทำทุกอย่างนะคะ

โอ้