Excel Tip : การจัดอันดับค่าสูงสุด/ต่ำสุดด้วย "Condition format"

สวัสดีค่ะคุณผู้อ่านทุกท่าน วันนี้เรากลับมาอีกครั้งกับเคล็ดลับที่จะทำให้คุณทำงานด้วย Program Microsoft Excel ได้ง่ายขึ้น ซึ่งเคล็ดลับที่เราจะนำเสนอในวันนี้ก็คือการใช้ Condition format มาช่วยอำนวยความสะดวกในการหาค่าต่ำสุด , ค่าสูงสุดของข้อมูลที่มีจำนวนเยอะ ๆ นั่นเอง โดยมีวิธีการใช้งานง่าย ๆ ตามนี้ค่ะ

1. คลุมดำข้อมูลที่เราต้องการหาค่าสูงสุด , ต่ำสุด จากนั้นเลือก Function “Conditional Formatting” ที่แถบเมนู Home

คลิกเลือกเมนู Top/Bottom Rules จะปรากฏเมนูย่อย ๆ ดังนี้

- Top 10 item คือการเลือกตั้งค่ารูปแบบ Cells ที่มีค่าสูงสุด 10 อันดับแรก ซึ่งตัวเลขอันดับนั้นเราสามารถแก้ไขได้ตามความต้องการเช่น 3 อันดับแรก 5 อันดับแรกเป็นต้น

- Top 10% คือการเลือกตั้งค่ารูปแบบ Cells ที่มีค่ารวมกันแล้วเป็น 10 Percentage  ที่สูงที่สุดของข้อมูลทั้งหมด เช่นเดียวกันกับ Top 10 item คือเราสามารถแก้ไข % ตามความต้องการของเราได้

ในช่อง With ให้เราเลือกรูปแบบของ Cells ที่มีคะแนนสูงที่สุด 3 อันดับแรกตามความต้องการของเรา โดยสามารถเลือกจาก Dropdown list หรือตั้งค่าเองโดยเลือก Custom Format ในบรรทัดสุดท้ายของ Dropdown list ตามตัวอย่างนี้ก็ได้เช่นกัน

3. ที่หน้าต่าง Format Cells ให้ปรับรูปแบบของ Cells ตามความต้องการของเราจากนั้นกด  OK

4. กด OK อีกครั้งที่หน้า Top 10 Items

Cells ที่มีคะแนนสูงที่สุด 3 อันดับแรกจะเปลี่ยนรูปแบบตามที่เราตั้งค่าเอาไว้ ทำให้เราสามารถรู้ได้ในทันทีว่านักเรียนคนใดมีคะแนนสอบสูงสุดเป็น 3 อันดับแรก โดยไม่ต้องมานั่นไล่ดูทุกบรรทัด ในทางกลับกันหากเราต้องการทราบ Cells ที่มีคะแนนต่ำที่สุด 3 อันดับแรก ให้เราเปลี่ยนไปเลือก Bottom 10 item ในข้อ 1 แล้วทำตามขั้นตอน 2-4 ได้เลย

ความจริงแล้ว Top/Bottom Rules เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งของ Conditional Formatting เท่านั้น Function นี้ยังมีเครื่องมืออีกมากมายจะช่วยให้เราทำงานได้รวดเร็วขึ้น และถ้าหากว่าคุณผู้อ่านอยากรู้ว่ามีอะไรอีกบ้าง โปรดติดตามตอนต่อไปนะคะ