ความลับของขั้นตอนการคัดคนเข้าทำงาน (By.จอมมารแห่งวงการ HR)

2.5k

asiadoublelove

19 มิ.ย. 2020|4 min read

อ่านบทความอื่นจาก asiadoublelove

คัดลอกลิงค์

แจ้งตรวจสอบ

ความลับของขั้นตอนการคัดคนเข้าทำงาน (By.จอมมารแห่งวงการ HR)

คุณเคยทราบหรือไม่ว่า คนที่ทำงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลนั้น มีวิธีในการรับคนเข้าทำงาน หรือคัดเลือกบุคคลเข้าทำงานอย่างไร และใช้เกณฑ์อะไรในการตัดสินผู้สมัครงาน ในบทความนี้จะเล่าถึงขั้นตอนการคัดเลือกบุคคลเข้าทำงาน หรือในภาษาทางการเรียกว่า การสรรหาและคัดเลือก (Recruitment And Selection) ต้องขอบอกก่อนเลยนะครับว่า แต่ละบริษัทนั้นมีขั้นตอนการสรรหาและคัดเลือกบุคคลเข้าทำงานไม่เหมือนกัน แล้วแต่บริบทของบริษัท ในบทความนี้จะรวบรวมขั้นตอนหลัก ๆ ที่นิยมใช้กันในปัจจุบันและมีความลับในแต่ละขั้นตอนมาเปิดเผยเพื่อที่จะเป็นประโยชน์ต่อผู้สมัครงาน เอาไว้ใช้รับมือกับเจ้าหน้าที่ ที่ทำหน้าที่การสรรหาและคัดเลือกต่อไป

กำหนดรายละเอียดงาน (Job Description)

กำหนดรายละเอียดงาน (Job Description)
ขั้นตอนแรกสิ่งที่คุณต้องรู้ ก่อนที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะประกาศหาคนเข้ามาทำงานนั้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ที่ทำหน้าที่การสรรหาและคัดเลือก เมื่อได้รับการรีเควสจากต้นสังกัดว่า จะต้องหาคนมาทำหน้าที่แทนคนที่จะลาออก หรือมาทำหน้าที่ในตำแหน่งงานใหม่ที่บริษัทต้องการ พวกเขาจะต้องลงหน้างานพร้อมกับเอกสารที่มีชื่อว่า รายละเอียดงาน (Job Description) เพื่อยื่นให้คนที่จะลาออกได้ทำการจดบันทึกงานที่ตนเองทำ และเป็นการอัพเดทข้อมูลว่า ณ ปัจจุบันมีงานอะไรที่รับผิดชอบบ้าง จากนั้นก็นำเอกสารนี้ส่งต่อให้ผู้จัดการต้นสังกัดได้ตรวจสอบก่อนอนุมัติ เพื่อนำไปลงประกาศหาคนเข้ามาทำงาน ในเว็บไซต์ออนไลน์ ความลับอยู่ที่ว่ากว่าจะมาเป็นเอกสารรายละเอียดงาน (Job Description) นั้นต้องใช้เวลาอยู่หลายวันเพื่อรวบรวมข้อมูล ทางเจ้าหน้าที่เองก็ต้องลงหน้างานด้วย เพื่อทำความเข้าใจกับรายละเอียดงานที่พนักงานคนนั้นรับผิดชอบ เพราะเมื่อผู้สมัครงานโทรมาสอบถามว่าตำแหน่งงานนี้ทำหน้าที่อะไรบ้าง เจ้าหน้าที่ต้องตอบอธิบายได้และให้ผู้สมัครเข้าใจง่ายด้วย

การประชุม (Meeting)

กำหนดกลยุทธ์การสรรหาและการคัดเลือก
ขั้นตอนที่สอง เจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากรจะต้องทำการนัดประชุมกับผู้จัดการฝ่ายบุคคล ผู้จัดการต้นสังกัดที่ต้องการคนทำงาน และผู้บริหาร เพื่อทำการกำหนดกลยุทธ์การสรรหาและการคัดเลือกร่วมกัน ส่วนรายละเอียดในการประชุมนั้น หลัก ๆ แล้วจะพูดถึงเรื่องรายละเอียดคุณสมบัติของคนที่จะเข้ามาร่วมทำงานกับบริษัท เช่น ใช้เวลาในการหาคนกี่วันหรือเดือน, เพศ, อายุ, การศึกษา, ประสบการณ์, กำหนดฐานเงินเดือน และบุคลิกภาพที่ผู้จัดการต้นสังกัดที่ต้องการ กว่าจะหาข้อสรุปได้นั้น ใช้เวลาเป็นชั่วโมง และคนที่ต้องบันทึกการประชุมก็หนีไม่พ้นคนที่ทำหน้าที่สรรหาและคัดเลือก ความลับของขั้นตอนนี้ก็คือ ถึงแม้ผู้จัดการต้นสังกัดจะกำหนดคุณสมบัติคนทำงานที่อยากได้มาก็จริง สุดท้ายแล้วคนที่บอกว่าอยากได้คนแบบไหนมาทำงานก็คือผู้บริหารนั่นเอง ทางผู้จัดการต้นสังกัดก็ขัดไม่ได้ เพราะไม่ใช่ผู้อนุมัตินั่นเอง เมื่อได้ข้อมูลคุณสมบัติที่ต้องการแล้ว ก็ไปเข้าสู่กระบวนการ การประกาศหาคนทำงานในขั้นตอนต่อไป

ลงประกาศหาคนที่จะมาทำงาน

ลงประกาศหาคนที่จะมาทำงาน
สิ่งที่คุณจะต้องรู้ขั้นตอนนี้ เมื่อเจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากรได้ข้อมูลครบแล้ว ทั้ง เอกสารกำหนดรายละเอียดงาน (Job Description) และ การกำหนดกลยุทธ์การสรรหาและการคัดเลือก จากการประชุมร่วมกับผู้จัดการต้นสังกัดพร้อมผู้บริหาร ขั้นตอนต่อไปก็คือ นำข้อมูลเหล่านั้นมาลงประกาศหาคนทำงาน โดยส่วนใหญ่เว็บไซต์ที่ได้รับความนิยมและจะได้คนตามคุณสมบัติที่กำหนดก็จะมีไม่เยอะมาก สิ่งที่เจ้าหน้าที่ต้องทำก็คือศึกษาเว็บไซต์ที่จะลงประกาศหาคนมาทำงาน ทำการเปรียบกลุ่มคนที่เข้ามาเขียน Resume และเปรียบเทียบราคาการประกาศตำแหน่งงานว่าง ซึ่งแต่ละอย่างที่กล่าวมาเป็นต้นทุนของบริษัทั้งนั้น เมื่อเจ้าหน้าที่ได้ข้อมูลแต่ละเว็บไซต์แล้ว ก็ทำการสรุปข้อเปรียบเทียบราคาส่งให้ผู้จัดการฝ่ายอนุมัติงบประมาณต่อไป จากนั้นก็ประกาศหาคนทำงานได้ตามที่ตกลงกับเงื่อนไขที่ซื้อของเว็บไซต์นั้น ๆ ความลับของขั้นตอนนี้ คุณรู้หรือไม่ว่าเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบต้องใช้เวลาในการหาเว็บไซต์เพื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบและนำเสนอให้ผู้จัดการฝ่ายอนุมัติ กว่าจะจบขั้นตอนนี้ก็ใช้เวลาไปแล้วมากกว่า 2 วัน

การคัดเลือกใบสมัครงาน

คัดเลือกใบสมัครงาน
สิ่งที่คุณต้องรู้แบบสั้น ๆ ก็คือ เจ้าหน้าที่จะเลือกใบสมัครงานที่มีคุณสมบัติตรงตามที่ประกาศไปเท่านั้น มันหมดยุคที่ว่าจะเอาใครก็ได้เข้ามาทำงานแล้ว เพราะในระยะยาวไม่เป็นผลดีกับบริษัทแน่นอน ซึ่งจะนำไปสู่การลาออกในที่สุด ความลับของขั้นตอนนี้คือ เจ้าหน้าที่จะคัดใบสมัคร หรือ Resume ทางเว็บไซต์ที่ประกาศงาน ควบคู่ไปกับผู้สมัครที่โทรมาสอบถามรายละเอียดงานและส่ง Resume มาทางอีเมล์จากนั้นก็คัดผู้ที่มีคุณสมบัติตรงและใกล้เคียงมากที่สุด 3-5 ฉบับส่งต่อให้ผู้จัดการฝ่าย หลังจากนั้นต้องเข้าประชุมกันอีกรอบกับผู้จัดการต้นสังกัดว่าอยากได้ใครมาสัมภาษณ์งาน เพราะฉะนั้นผู้สมัครที่ถูกโทรศัพท์ไปสัมภาษณ์เบื้องต้นคุณรู้ตังเองได้เลยว่า คุณมีคุณสมบัติตรงตามที่บริษัทต้องการแน่นอน ขั้นตอนต่อไปเจ้าหน้าที่ก็จะนัดวัน ที่กำหนดไว้ ให้ผู้สมัครเข้ามาสัมภาษณ์งานในบริษัทต่อไป

สัมภาษณ์งาน

สัมภาษณ์งานและสรุปผล
ส่วนใหญ่แล้วถ้าบริษัทจะทำการคัดเลือกคนเข้ามาสัมภาษณ์งาน เจ้าหน้าที่ต้องมีหน้าที่เตรียม เอกสาร ห้องสัมภาษณ์ น้ำดื่ม เพื่ออำนวยความสะดวกให้มากที่สุด ส่วนคนที่จะเข้าสัมภาษณ์ส่วนใหญ่จะเป็นเจ้าหน้าที่สรรหาคัดเลือก และผู้จัดการฝ่าย รวมถึงผู้จัดการต้นสังกัด การสัมภาษณ์งานเป็นการพูดคุย ผู้สมัครส่วนใหญ่จะเข้าใจผิด คิดว่าการสัมภาษณ์คือการถูกลากเข้าไปเชือด และจะทำให้ตัวเราเองที่กดดัน และตื่นเต้น สิ่งที่คุณต้องทำในขั้นตอนนี้ก็คือ เตรียมข้อมูลของบริษัท ส่วนข้อมูลของตนเองให้พูดแบบเป็นตัวเองไม่ต้องเป็นทางการมากเพราะมันจะดูไม่เป็นธรรมชาติ บางคนเกร็งจนมือสั่นและลืมเรื่องที่จะพูด พูดติด ๆ ขัด ๆ พูดไม่ชัด ความลับของข้อนี้ก็คือ เป็นธรรมชาติให้มากที่สุดเท่านั้นเอง การสัมภาษณ์งานจะราบรื่นและบรรยากาศจะดูไม่เคลียดแน่นอน

เมื่อทำการสัมภาษณ์งานเสร็จ เจ้าหน้าที่จะทำการสรุปผล โดยใช้แบบประเมินผลการสัมภาษณ์งานร่วมกับผู้จัดการฝ่าย รวมถึงผู้จัดการต้นสังกัดทันที และเมื่อสัมภาษณ์เสร็จจนครบ 5 คนก็จะทำการสรุปผลคะแนนทันที จากนั้นคนที่จะโทรไปแจ้งผู้สมัครงานก็จะเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลนั่นเอง

สรุปง่าย ๆ ก็คือ การทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ในส่วนของงานสรรหาคัดเลือก จะต้องทำเป็นกระบวนการเป็นขั้นเป็นตอน และต้องผ่านการเห็นชอบจากหลายฝ่าย ทั้งผู้จัดการฝ่าย ต้นสังกัด สุดท้ายคนที่เคาะสรุปผลจริง ๆ ก็คือผู้บริหารนั่นเอง หลายคนเข้าใจผิดว่าที่ตัวเองไม่ได้รับการคัดเลือกก็เพราะฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ให้โอกาส ทั้งนี้ขอทิ้งท้ายว่า หากคุณมีคุณสมบัติตรงตามที่บริษัทต้องการจริง ๆ คุณจะมีโอกาสร่วมงานกับบริษัทแน่นอน ขอขอบคุณทุกท่านที่เข้ามาอ่านบทความนี้ ทางจอมมารแห่งวงการ HR