ไลฟ์แฮ็ก
สอนวิธีการตั้งค่าลายเซ็นใน Microsoft Outlook ฉบับมนุษย์ Office

พนักงาน Office กับการติดต่อสื่อสารผ่าน E-Mail นั้นถือว่าเป็นเรื่องคู่กัน และในทุก ๆ ครั้งก่อนที่เราจะกดส่ง E-Mail ไปให้คู่สนทนา เราก็มักจะใส่ข้อความลงท้ายเอาไว้เสมออย่างเช่น คำขอบคุณ ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ เพื่อให้ครบถ้วนตามรูปแบบของจดหมายที่เราคุ้นเคยหรือเพื่อให้ผู้ที่เราส่งอีเมลไปถึง สามารถติดต่อหาเราตามที่อยู่ เบอร์โทรที่ให้เอาไว้ แต่การที่ต้องมานั่งพิมพ์ข้อความเดิม ๆ ซ้ำไปมาหลาย ๆ รอบอาจทำให้หนุ่มสาว Office มือใหม่รู้สึกว่ามันเสียเวลาใช่ไหมล่ะคะ แต่ต่อไปนี้เราไม่ต้องเสียเวลาอีกต่อไปเพราะเราจะมาเรียนรู้วิธีการสร้างและวิธีการเปิดใช้งานฟังค์ชั่น “ลายเซ็น” ใน Microsoft outlook ไปด้วยกันค่ะ
1. การสร้าง “ลายเซ็น" ใน Microsoft outlook
ก่อนที่เราจะเปิดใช้งาน “ลายเซ็น” ของเราได้นั้น เราจะต้องสร้างลายเซ็นตามความต้องการของเราขึ้นมาก่อน โดยให้ทำตามขั้นตอนตามด้านล่างนี้นะคะ
Advertisement
Advertisement
ขั้นตอนการสร้าง “ลายเซ็น” ใน Microsoft outlook
ก่อนอื่นให้เปิดโปรแกรม Microsoft outlook ขึ้นมา จากนั้นให้กด New email จะปรากฏหน้าต่างตามด้านล่าง
1. ให้คลิกซ้าย 1 ครั้งที่เมนู “Signature”
2. คลิกซ้ายอีก1 ครั้งที่แถบ “Signature” จากนั้นจะปรากฎหน้าต่างตามด้านล่างนี้
3. ให้คลิกซ้าย 1 ครั้งที่ปุ่ม New เพื่อสร้างลายเซ็นของเรา เมื่อคลิกแล้วจะปรากฏหน้าต่างตามด้านล่าง
4. ให้พิมพ์ชื่อลายเซ็นตามความต้องการของเรา ในกรณีที่ต้องการจะใช้ลายเซ็นหลาย ๆ แบบ อาจจะตั้งชื่อลายเซ็นเป็น "แบบที่ 1" ก็ได้เช่นกัน แต่หากไม่มีความจำเป็นที่จะต้องใช้หลายลายเซ็นอาจจะพิมพ์เป็นชื่อตัวไปเลยก็ได้ค่ะ
5. ให้คลิกซ้าย 1 ครั้งที่ปุ่ม OK จะกลับไปที่หน้าต่างตามด้านล่าง
6. ให้เราพิมพ์รายละเอียดลายเซ็นของเราลงในช่อง “Edit signature” โดยเราสามารถพิมพ์ข้อความที่เราต้องการให้เป็นคำลงท้ายของอีเมลลงไปได้เลย และหากต้องการเปลี่ยนแปลงรูปแบบตัวอักษร สีตัวอักษร เพิ่มรูป เพิ่มลิ้ง เพิ่มนามบัตร สามารถทำได้จากแทบเมนูที่อยู่ด้านบน โดยลักษณะการทำงานไม่ต่างจากเมนูทั่ว ๆ ไปของโปรแกรมกลุ่ม Microsoft office
Advertisement
Advertisement
7. เมื่อได้ลายเซ็นอย่างที่เราต้องการแล้ว ให้คลิกซ้าย 1 ครั้งที่ปุ่ม OK เพื่อจบขั้นตอนการสร้างลายเซ็นของเรา
2. การเปิดใช้งาน “ลายเซ็น” ใน Microsoft outlook
ตอนนี้เราได้สร้างลายเซ็นของตัวเองเสร็จเป็นที่เรียบร้อยแล้ว แต่ลายเซ็นของเราจะยังไม่ปรากฏให้เห็นใน New E-mail ที่เราสร้างขึ้นมาใหม่ นั่นเป็นเพราะเรายังไม่ได้เรียกใช้ลายเซ็นของเราขึ้นมานั่นเอง โดยการเรียกใช้ลายเซ็นใน Microsoft outlook ทำได้ 2 แบบตามด้านล่างนี้
ขั้นตอนการเปิดใช้ “ลายเซ็น” ใน Microsoft outlook แบบที่ 1 เปิดแบบครั้งต่อครั้ง
เช่นเดียวกันกับการสร้างลายเซ็น ก่อนอื่นต้องเปิดโปรแกรม Microsoft outlook ขึ้นมา จากนั้นให้กด New email จะปรากฏหน้าต่างตามด้านล่าง
1. ให้คลิกซ้าย 1 ครั้งที่เมนู “Signature”
2. จากนั้นคลิกซ้ายอีก 1 ครั้งที่ชื่อของลายเซ็นที่เราตั้งไว้ (ลายเซ็นในตัวอย่างชื่อ : พิมพ์ชื่อตามความต้องการ) ลายเซ็นและข้อความลงท้าย E-mail ที่เราสร้างเอาไว้จะปรากฏให้เห็นที่ด้านล่างสุดของอีเมลล์โดยอัตโนมัติ แต่วิธีนี้เราต้องเรียกลายเซ็นในทุก ๆ ครั้งที่เราสร้าง E-mail ใหม่ขึ้นมานะคะ
Advertisement
Advertisement
ขั้นตอนการเปิดใช้ “ลายเซ็น” ใน Microsoft outlook แบบที่ 2 เปิดแบบอัตโนมัติ
1. ให้คลิกซ้าย 1 ครั้งที่เมนู “Signature”
2. คลิกซ้ายอีก 1 ครั้งที่แถบ “Signature” จากนั้นจะปรากฎหน้าต่างตามด้านล่างนี้
3. 1 ในช่อง New messages ให้เลือกชื่อลายเซ็นที่ตั้งไว้เพื่อให้ลายเซ็นปรากฏขึ้นมาที่ท้ายอีเมลล์ในทุก ๆ ครั้งที่สร้างอีเมลล์ใหม่
3.2 ในช่องReply/Forwardใหาเลือกชื่อลายเซ็นที่ตั้งไว้เพอให้ลายเซ็นปรากฏขึ้นมาที่ท้ายอีเมลล์ในทุก ๆ ครั้งที่เราทำการตอบหรือส่งต่ออีเมลล์
เป็นอย่างไรบ้างคะ วิธีการตั้งค่าและเปิดใช้งาน “ลายเซ็น” ใน Microsoft outlook ไม่อยากเลยใช่มั้ยคะ หวังว่าทุกคนจะได้รับประโยชน์จากบทความนี้นะคะ สวัสดีค่ะ
ความคิดเห็น
