ไลฟ์แฮ็ก
เคล็ดลับการใช้สูตร EXCEL (TRICK EXCEL)
สวัสดีค่ะ นักอ่านที่น่ารักทุกคน วันนี้ขอนำเสนอเทคนิคที่น่าสนใจเกี่ยวกับการใช้สูตร EXCEL ซึ่งจะเก็บรวบรวมสูตรที่เข้าใจง่าย กะทัดรัด รวดเร็ว สามารถนำไปปรับใช้ได้เลย โดยส่วนใหญ่จะใช้สำหรับจัดเก็บรวบรวมข้อมูลที่มีจำนวนมาก เช่น การควบคุม Stock ของสินค้า การจัดการตัวเลขที่มีจำนวนมาก การค้นหาข้อมูลอัตโนมัติ การบันทึกข้อมูลและนำข้อมูลไปใช้อัตโนมัติโดยการใช้สูตรของ EXCEL มาเริ่มกันที่สูตรแรกเลยค่ะ
1.การใส่รายการสินค้าอัตโนมัติ เพียงใส่แค่รหัสสินค้า
โดยสูตรที่หยิบยกมา คือ การใช้ Vlookup ผูกรหัสสินค้า เชื่อมกับ รายการของสินค้าที่กำหนด โดยสูตรเป็นดังนี้ =Vlookup(รหัสของสินค้า,อ้างอิงจากหน้าsheetอีกหน้าหนึ่งที่รวบรวมชื่อของรายการสินค้า,2{2หมายถึงให้นำข้อมูลของคอลัมน์ที่2มาแสดงผล},false)
2. การใส่รายการรับสินค้าเข้า โดยการคำนวนหักลบให้อัตโนมัติ
Advertisement
Advertisement
สูตรที่หยิบยกมาคือ Sumif ใช้ในการเช็คStock ของสินค้าเมื่อรับเข้ามา จะเข้าไปกรอกในข้อมูลการจ่ายสินค้า โดยระบบจะคำนวนเข้าไปอยู่ในฐานข้อมูลของอีก Sheet โดยระบบการทำงานเป็นดังนี้ =sumif(ข้อมูลการจ่ายสินค้าช่องรหัสสินค้าทั้งหมด,A2คือชื่อรหัสสินค้าของฐานข้อมูล,ข้อมูลการจ่ายสินค้าช่องรับเข้าทั้งหมด) ซึ่งเราสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้เลย หลักการมีดังนี้ เมื่อสินค้ารับเข้ามาจำนวน5ชิ้น วันที่10 จะขึ้นแสดงผล รับเข้าในหน้าฐานข้อมูล จำนวน 5ชิ้น รับเข้ามาอีก10ชิ้น วันที่11 จะขึ้นแสดงผลรับเข้าในหน้าฐานข้อมูล จำนวน 15 ชิ้น และวันต่อ ๆ ไปจะทำการบวกให้ตลอดจนกว่าจะถอดสูตร
3. การใส่รายการเบิกสินค้า อัตโนมัติ
โดยสูตรที่ใช้คือ sumif ทำคล้าย ๆ กัน ลักษณะรูปแบบการใส่สูตรคล้าย ๆ กับการรับเข้าสินค้า เพียงแต่เปลี่ยนจากข้อมูลการจ่ายสินค้ารับเข้าทั้งหมด เปลี่ยนเป็นการจ่ายสินค้าเบิกทั้งหมด เช่น =sumif(ข้อมูลการจ่ายสินค้ารหัสสินค้าทั้งหมด,รหัสสินค้าของฐานข้อมูล,ข้อมูลการเบิกสินค้าทั้งคอลัมน์) โดยภาพด้านบนแสดงถึงSheet ข้อมูลการจ่ายสินค้า ภาพด้านล่างแสดงถึงSheet ฐานข้อมูล
Advertisement
Advertisement
4.การแสดงผลสินค้าใกล้หมดแบบอัตโนมัติ
โดยสูตรที่เลือกมาใช้คือ if กำหนดให้เป็นดังนี้ ถ้าสินค้าคงเหลือ มีจำนวนน้อยกว่าหรือเท่ากับ 2 ให้แสดงผลเป็นรายการสินค้าคือชื่อของสินค้าชนิดนั้น
เป็นอย่างไรกันบ้างค่ะ สูตรที่แนะนำทั้ง3สูตรนี้โดยหลักการเราต้องคิดด้วยว่าจะให้แสดงค่าอะไร เช่น จะรวบรวมตัวเลขทั้งคอลัมน์จึงเลือกใช้สูตร SUM เพื่อดึงข้อมูลทั้งหมด หรือต้องการหาค่าเฉลี่ยใช้สูตร AVERAGE เพื่อหาค่าเฉลี่ย หรือต้องการสูตรที่มีเงื่อนไข เช่น ถ้าสินค้าหมายเลข1เหลือน้อยกว่า5ให้แสดงผลหากไม่ใช่ให้ขึ้นคำว่า - แบบนี้เป็นต้น นักอ่านที่น่ารักทุก ๆ ท่านสามารถนำไปปรับและประยุกต์ใช้ได้กับงานของท่านและถ้าเกิดมีสูตรใหม่ๆ จะเข้ามาแนะนำนักอ่านทุก ๆ ท่านอีกค่ะ หากเกิดข้อผิดพลาดประการใดทางนักเขียนต้องขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วย ขอบคุณค่ะ
Advertisement
Advertisement
เครดิตภาพ : Butterfly
เปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !
ความคิดเห็น
